Logiciel sur mesure pour cabinets d'architecture : phases de mission, honoraires et temps passés

Où passe le temps d'une agence d'architecture ?

Dans la production, bien sûr, mais aussi dans tout ce qui l'entoure et que personne ne mesure. Une semaine ordinaire mêle des projets à des stades très différents : une esquisse pour un nouveau client, un dossier de permis de construire à compléter après une demande de pièces, une consultation d'entreprises en cours et deux chantiers avec leur réunion hebdomadaire.

Les irritants sont connus de tous les gérants d'agence :

• les temps sont saisis en fin de mois, de mémoire, quand ils le sont ;
• les honoraires sont ventilés par phase dans un tableur que seul le gérant comprend, et les avenants y sont ajoutés à la main ;
• le compte rendu de chantier s'écrit le soir, à partir de notes de carnet et de photos dispersées dans les téléphones ;
• les plans circulent par courriel avec des indices contradictoires, et une entreprise travaille parfois sur l'indice précédent ;
• la question « ce projet est-il rentable ? » ne trouve sa réponse qu'à la fin, quand il n'y a plus rien à corriger.

Comment suivre les honoraires phase par phase ?

En rattachant chaque heure et chaque note d'honoraires à une phase de mission, puis en comparant en continu le temps consommé au temps que les honoraires permettent. Les phases ci-dessous reprennent le vocabulaire usuel de la maîtrise d'œuvre ; chaque agence a ses propres découpages, que l'outil doit respecter.

Le gérant voit à tout moment, pour chaque projet, le reste à produire par phase et l'écart entre avancement facturé et avancement réel. Le même raisonnement, appliqué aux chantiers et aux affaires, est développé sur notre page sur la rentabilité par chantier ou par projet.

Les obligations propres au métier d'architecte

Celles qui touchent directement l'outil de gestion sont moins nombreuses que dans les métiers du chantier, mais deux ont des effets concrets.

• Le seuil de recours obligatoire : selon une note du Conseil national de l'ordre des architectes, le décret n° 2016-1738 du 14 décembre 2016 a fixé à 150 m² de surface de plancher le seuil au-delà duquel une personne physique qui construit pour elle-même doit faire appel à un architecte, pour les permis déposés à compter du 1er mars 2017 ; le seuil était auparavant de 170 m². Selon la même note, l'article R. 431-2 du Code de l'urbanisme encadre aussi les extensions qui portent l'ensemble au-delà de ce plafond. Un outil de suivi des demandes entrantes peut qualifier chaque projet de maison individuelle dès le premier contact.
• La facture électronique : selon impots.gouv.fr, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, doivent pouvoir recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026 ; les PME et micro-entreprises devront les émettre sous cette forme à partir du 1er septembre 2027. Le module de facturation des honoraires doit en tenir compte.

Pour l'assurance, les contrats et la déontologie, l'Ordre des architectes reste la référence : un logiciel peut stocker les contrats signés et les attestations, pas trancher un point de droit.

Comptes rendus, indices de plans, visas : le chantier vu depuis l'agence

La phase chantier produit le plus de documents et d'échanges, et c'est souvent elle qui déborde. Un outil pensé pour une agence peut :

• préparer le compte rendu de réunion à partir du précédent, avec les points ouverts par lot, et le diffuser à toutes les entreprises en un envoi ;
• rattacher à chaque observation des photos prises sur place, classées par niveau et par pièce ;
• tenir le registre des plans d'exécution reçus, de leur indice et du visa rendu, avec la date de réponse ;
• suivre les réserves jusqu'à leur levée, entreprise par entreprise, et produire la liste à jour pour la réception.

Pour le maître d'ouvrage, un espace en ligne où consulter comptes rendus, photos et documents validés évite une partie des appels ; c'est le principe de notre page consacrée au portail client. Le classement des pièces et de leurs versions rejoint notre page sur la gestion documentaire.

Everhour, Obat, Tempolia : ce que proposent les outils du marché

Les agences combinent en général un logiciel de conception, un outil de suivi des temps ou des affaires et un logiciel comptable. Voici trois outils de gestion classés par ordre alphabétique : sélection non exhaustive, faits relevés en octobre 2026 sur les sites et documents officiels des éditeurs, avec lesquels YMHB Web n'a aucun lien commercial.

Everhour

Everhour, outil de suivi du temps, consacre une page aux cabinets d'architecture : saisie par minuteur ou manuelle, ventilation par projet, phase, tâche et personne, catégories facturables et non facturables, budgets avec alerte avant dépassement, transformation des heures en facture. Son site cite des intégrations avec Asana, ClickUp, Monday ou Trello.

Obat

Obat est un logiciel de devis, de factures et de suivi de chantier conçu pour les artisans et les entreprises du bâtiment ; son site ne cite les architectes qu'une fois, dans la liste des métiers de sa foire aux questions. Il met en avant un planning en diagramme de Gantt, le rattachement des achats à chaque chantier et une application iOS et Android.

Tempolia

Tempolia, éditeur installé à Paris, présente une offre pour les bureaux d'études et l'ingénierie qui découpe chaque affaire en phases, lots ou jalons, dont l'APS et l'APD, avec suivi du budget, du réalisé, du facturé et du reste à faire, et une facturation au forfait, en régie ou à l'avancement.

Ces outils couvrent les temps et la facturation ; aucun ne remplace le logiciel de conception, et c'est entre les deux que se logent la plupart des ressaisies.

Ce qu'une brique sur mesure apporte à une agence

Elle relie ce qui est éparpillé. Exemples de briques que YMHB Web peut construire autour des outils existants :

• Le tableau de bord des honoraires : temps importés de l'outil de saisie, factures importées de la comptabilité, avancement déclaré par le chef de projet, alerte quand une phase consomme plus que prévu.
• Le registre de chantier : comptes rendus, visas, réserves et photos dans une même base, consultable sur tablette en réunion.
• La recherche dans les archives : retrouver le détail technique utilisé sur un projet d'il y a dix ans, ou interroger les pièces écrites en langage naturel avec un assistant d'intelligence artificielle limité aux documents de l'agence, comme le décrit notre guide de l'assistant IA sur vos documents.

Pour les agences qui travaillent avec des promoteurs, l'échange de plans, de surfaces et de jalons rejoint ce que décrit notre page sur les logiciels pour promoteurs immobiliers.

Quand un outil du marché suffit-il à une agence d'architecture ?

Très souvent. Une agence qui saisit ses temps dans un outil dédié, facture avec un logiciel standard et range ses plans dans un espace de stockage bien organisé n'a pas besoin d'un développement : l'effort doit d'abord porter sur la discipline de saisie. Le sur-mesure devient pertinent quand l'agence veut un indicateur de rentabilité par phase que ses outils ne savent pas calculer ensemble, quand la phase chantier déborde sur des tableurs et des courriels, ou quand elle mène des opérations complexes avec plusieurs maîtres d'ouvrage.

Dans ce cas, YMHB Web commence par un cadrage avec le gérant et un chef de projet : on reprend un projet terminé, phase par phase, pour voir où l'information s'est perdue. Le chiffrage, en forfait global ferme, vient ensuite, sur un périmètre écrit. L'outil est construit par cycles courts, avec une version testable en ligne, et son code appartient à l'agence au paiement intégral.