Logiciel sur mesure pour offices notariaux : les outils autour du logiciel de rédaction d'actes

Quels outils l'office utilise-t-il déjà, et qu'il ne faut pas refaire ?

Tout ce qui touche à l'acte authentique lui-même. Selon un article publié en 2016 sur le site des Notaires du Grand Paris, le notariat a lancé l'acte authentique électronique en 2008 : le notaire signe avec une clé personnelle sécurisée, la clé Real, les clients signent sur tablette, et l'acte crypté rejoint le minutier central électronique du notariat (MICEN) par le réseau de la profession. Le notariat doit assurer la consultation et la conservation des actes pendant 75 ans, avant leur versement aux archives.

Le mouvement s'est accéléré depuis. Actu-Juridique rapportait en novembre 2021 l'annonce du Conseil supérieur du notariat : le dépôt du 20 millionième acte authentique électronique depuis 2008, plus de 90 % des actes signés électroniquement, et la comparution à distance ouverte aux procurations authentiques depuis novembre 2020.

La rédaction des actes et la gestion de l'étude reposent sur des logiciels d'éditeurs spécialisés. Septeo, par exemple, présente pour les notaires Genapi Actes (rédaction d'actes, gestion de l'étude, formalités préalables), plateforme qui réunit ses logiciels iNot et Kivia, ainsi que Genapi Compta pour la comptabilité et la facturation électronique. Un prestataire de développement n'a rien à faire dans ce périmètre.

Où se perd le temps dans une étude : le parcours d'un dossier de vente

Surtout dans l'attente et la relance des pièces, rarement dans la rédaction. Un dossier de vente mobilise l'agence ou le négociateur, le clerc rédacteur, le formaliste, la comptabilité et parfois le syndic :

1. l'avant-contrat arrive avec une partie des pièces seulement ;
2. le clerc dresse la liste des documents manquants : titre de propriété, dossier de diagnostic technique, documents de copropriété, état civil et régime matrimonial des parties, plan de financement ;
3. les demandes partent par e-mail, les réponses reviennent en désordre, scannées de travers ou photographiées sur une table ;
4. les formalités préalables suivent leur cours dans le logiciel d'actes ;
5. vendeur et acquéreur appellent pour savoir où en est le dossier ;
6. la date de signature se cale par téléphone entre quatre agendas.

Rien de tout cela n'exige de toucher à l'acte. C'est pourtant là que les heures partent, et c'est là qu'un outil sur mesure se branche.

Quelles briques sur mesure ont du sens autour du logiciel d'actes ?

Celles qui traitent l'amont et l'aval de l'acte, sans jamais écrire dans l'acte lui-même.

La recherche documentaire repose sur la génération augmentée par récupération : l'assistant ne répond qu'à partir des documents de l'office et cite chaque passage utilisé. Il ne rédige pas d'acte et ne remplace pas le contrôle du notaire. Les usages possibles sont détaillés sur notre page assistants et agents IA.

Les obligations propres au notariat et aux données des clients

Elles tiennent en deux mots : conservation et confidentialité. Un office manipule des pièces d'identité, des situations familiales, des patrimoines et des fonds ; tout outil ajouté doit en tenir compte dès sa conception.

• Conservation : l'acte authentique relève du MICEN et de la durée de conservation propre au notariat ; l'outil sur mesure ne garde que des copies de travail et des pièces collectées, avec une durée définie et une purge programmée.
• Sous-traitance au sens du RGPD : selon l'article 28 du RGPD publié par la CNIL, le prestataire ne traite les données que sur instruction documentée de l'office, dans le cadre d'un contrat écrit qui prévoit notamment la confidentialité des personnes autorisées, les mesures de sécurité, l'autorisation écrite préalable, spécifique ou générale, de tout sous-traitant ultérieur et la suppression ou la restitution des données en fin de prestation.
• Violation de données : le sous-traitant prévient l'office dans les meilleurs délais ; l'office notifie la CNIL si possible dans les 72 heures, sauf absence de risque pour les personnes.
• Sécurité : hébergement localisé et décrit par écrit, double authentification, comptes nominatifs, cloisonnement par dossier, journal des accès.

Ces points ne constituent pas un avis juridique ; les règles professionnelles se vérifient auprès de la chambre des notaires compétente. Les bases techniques figurent dans nos guides RGPD et logiciel métier et sécuriser une application métier.

Quand les outils de l'éditeur suffisent-ils ?

Dans beaucoup d'offices, pour l'essentiel. Avant de développer quoi que ce soit, faites l'inventaire des modules déjà proposés par votre éditeur. Septeo cite par exemple, pour les notaires, la négociation immobilière (Noty), l'estimation (Notestim), la gestion locative, les documents d'urbanisme et états des risques (Preventimmo, UrbaSearch), la signature électronique, l'envoi de recommandés électroniques et des solutions d'intelligence artificielle pour les notaires. Si ces modules répondent à vos besoins, activez-les et formez les équipes.

Le sur-mesure se justifie dans des situations précises :

• un office qui traite un fort volume de ventes en programme neuf avec des promoteurs et veut industrialiser la collecte des pièces ;
• un groupe de plusieurs offices dont il faut consolider le pilotage ;
• un parcours client à l'image de l'office, que le portail de l'éditeur ne permet pas ;
• une documentation interne à exploiter avec l'IA dans un cadre que l'office maîtrise.

Le cas des ventes en programme neuf est développé côté promoteur sur la page logiciel pour promoteurs immobiliers.

Comment YMHB Web travaille avec un office notarial ?

Confidentialité d'abord, technique ensuite. Un accord de confidentialité peut être signé avant tout échange de documents, et le développement se fait de préférence sur des pièces fictives ou anonymisées plutôt que sur des dossiers réels sortis de l'environnement de l'office. Le cadrage suit un dossier type avec un clerc et un formaliste pour repérer les ressaisies et les relances.

Le premier lot porte souvent sur la collecte des pièces d'un seul type d'acte. L'hébergement est choisi avec l'office et décrit par écrit, le code devient sa propriété au paiement intégral et la documentation lui est remise. Les étapes sont décrites sur la page notre méthode ; l'approche voisine retenue pour les avocats figure sur la page logiciel pour cabinets d'avocats.