Comment se déroule une consultation, étape par étape ?
Une consultation bien menée suit sept étapes, du besoin écrit à l'information des candidats non retenus. Les sauter fait gagner une semaine au début et en coûte plusieurs à la fin.
- Écrire le besoin : un cahier des charges fonctionnel qui décrit les processus, les utilisateurs, les données et ce qui est exclu.
- Présélectionner : une liste longue d'une dizaine de noms, réduite à trois à cinq après un premier échange téléphonique et la lecture des réalisations publiées.
- Envoyer le dossier le même jour à tous, avec une date limite de réponse et un interlocuteur unique.
- Répondre aux questions des candidats et partager chaque réponse avec tous, pour que les offres restent comparables.
- Analyser les offres sur la grille pondérée annoncée.
- Auditionner les deux ou trois mieux notés, avec une démonstration et un cas pratique.
- Négocier, choisir et informer les candidats non retenus, avec quelques mots d'explication : ils vous répondront plus volontiers la prochaine fois.
Que mettre dans le dossier de consultation ?
Le dossier doit permettre à chaque prestataire de chiffrer le même projet et de répondre dans le même format. Il tient en cinq ou six pièces.
| Pièce | Contenu | Pourquoi |
|---|---|---|
| Cahier des charges fonctionnel | Processus, profils, données, logiciels à connecter, hors périmètre | Tout le monde chiffre la même chose |
| Exemples réels | Un bon d'intervention, un export, une facture, anonymisés | Le prestataire mesure la complexité réelle |
| Règlement de consultation | Calendrier, date limite, interlocuteur, règles des questions | Égalité de traitement et délais tenus |
| Cadre de réponse imposé | Compréhension du besoin, méthode, planning par étapes, prix décomposé, hypothèses, exclusions | Les offres deviennent comparables ligne à ligne |
| Critères et pondération | La grille de notation, publiée | Les candidats savent ce qui compte pour vous |
| Exigences contractuelles | Propriété du code, réversibilité, données personnelles, maintenance | Pas de mauvaise surprise au moment du contrat |
La méthode de rédaction du premier document est détaillée dans le guide du cahier des charges d'un logiciel métier, et les clauses à exiger dans celui du contrat de développement logiciel. Joignez un accord de confidentialité si le dossier contient des informations sensibles.
Combien de prestataires consulter ?
Trois à cinq prestataires suffisent pour un projet de PME : en dessous, vous manquez de points de comparaison ; au-dessus, l'analyse devient superficielle et les meilleurs candidats hésitent à investir du temps dans une réponse à faible chance de succès.
Variez les profils plutôt que le nombre. Une agence spécialisée, une entreprise de services numériques et un développeur indépendant expérimenté ne proposent ni la même organisation ni les mêmes garanties ; le comparatif freelance, agence ou ESN aide à composer la liste. Écartez dès la présélection les prestataires sans réalisation comparable à montrer.
Comment construire une grille de comparaison pondérée ?
Une grille pondérée attribue à chaque critère un poids, note chaque offre de 1 à 5 sur ce critère, puis additionne les notes multipliées par les poids. Les poids se fixent avant d'ouvrir la première offre, sinon on les ajuste inconsciemment au profit du candidat préféré.
| Critère | Poids proposé | Ce que l'on note |
|---|---|---|
| Compréhension du besoin | 25 % | La reformulation est juste, les exceptions sont vues, les bonnes questions sont posées |
| Méthode et cadrage | 20 % | Phase de cadrage, version testable, recette, gestion des changements |
| Prix et modèle de facturation | 20 % | Montant, décomposition, hypothèses, échéancier |
| Références comparables | 15 % | Projets du même type, vérifiables |
| Propriété du code et réversibilité | 10 % | Cession écrite, code et comptes au nom du client, documentation |
| Après la mise en service | 10 % | Maintenance, délais d'intervention, évolutions |
Ces poids sont un point de départ à adapter. Notez à plusieurs (direction, futur utilisateur clé, comptabilité), chacun de son côté, puis confrontez les notes : les écarts révèlent ce que l'un a vu et l'autre non.
Quelles questions poser pour rendre les offres comparables ?
Les bonnes questions obligent chaque prestataire à expliciter ce que son prix contient. Posez-les par écrit, à tous, dans le cadre de réponse.
- « Résumez en une page ce que vous avez compris de notre besoin. »
- « Sur quelles hypothèses repose votre chiffrage, et qu'est-ce qui le ferait varier ? »
- « Qu'avez-vous exclu, explicitement ? »
- « Quel est le premier livrable utilisable, et que contient-il ? »
- « Comment se passe la recette, et qui l'organise ? »
- « Que se passe-t-il si un besoin change en cours de projet ? »
- « Quelles technologies proposez-vous, et pourquoi celles-là pour ce projet ? »
- « Qui sera notre interlocuteur au quotidien ? »
- « Comment récupérons-nous le code, les accès et la documentation si nous changeons de prestataire ? »
Une réponse évasive à l'une de ces questions est une information en soi.
Les pièges : moins-disant, chiffrage sans cadrage, offres incomparables
Le piège le plus coûteux est de retenir l'offre la moins chère sans vérifier qu'elle couvre le même périmètre que les autres.
- Le moins-disant : une offre nettement sous les autres a souvent un périmètre plus étroit, des hypothèses optimistes ou une équipe moins expérimentée. Demandez-lui de détailler ce qu'elle ne fait pas.
- Le chiffrage sans cadrage : sur un logiciel métier, un prix ferme donné après une heure d'échange intègre soit une forte marge de sécurité, soit des avenants à venir. Une solution consiste à contractualiser d'abord une phase de cadrage, puis la construction ; le comparatif forfait ou régie aide à choisir la formule adaptée à chaque phase.
- Les offres incomparables : sans cadre de réponse imposé, vous recevez une offre en jours, une en lots fonctionnels et une en abonnement. Le cadre de réponse règle le problème à la source.
- La fausse consultation : consulter pour obtenir un prix de référence face à un prestataire déjà choisi épuise tout le monde. Si le choix est fait, négociez directement.
Soutenances et références : vérifier avant de signer
La soutenance sert à vérifier que les personnes qui travailleront sur le projet ont compris votre métier, pas à revoir la plaquette. Organisez-la en trois temps.
- Une démonstration d'un logiciel comparable en fonctionnement, pas de captures.
- Un cas pratique : vous déroulez un de vos processus réels, avec une exception, et le prestataire explique comment son outil le traitera.
- Les questions ouvertes laissées en suspens par l'offre écrite.
Appelez ensuite une ou deux références. Questions utiles au client cité : le périmètre a-t-il été tenu ? Comment les désaccords ont-ils été réglés ? Le prestataire répond-il encore après la livraison ? Referiez-vous appel à lui ?
Secteur public : seuils et procédures en 2026
Un acheteur public (collectivité, établissement public, administration) doit choisir sa procédure selon la valeur estimée du besoin, avec des seuils qui ont changé en 2026. Selon Service Public Entreprendre (fiches vérifiées le 21 août 2026), ils s'établissent ainsi pour les fournitures et services.
| Valeur estimée hors taxes, fournitures et services | Procédure |
|---|---|
| Moins de 60 000 euros | Marché possible sans publicité ni mise en concurrence préalables |
| De 60 000 euros aux seuils européens | Procédure adaptée (MAPA), dont l'acheteur fixe les modalités ; publicité librement adaptée jusqu'à 90 000 euros, puis avis obligatoire au BOAMP ou dans un journal habilité à recevoir des annonces légales |
| 140 000 euros et plus (autorités publiques centrales) | Procédure formalisée |
| 216 000 euros et plus (autres pouvoirs adjudicateurs, dont les collectivités) | Procédure formalisée |
| 432 000 euros et plus (entités adjudicatrices) | Procédure formalisée |
D'après le site spécialisé code-commande-publique.com, qui reproduit l'article R. 2122-8 du code de la commande publique, le seuil de dispense de 60 000 euros hors taxes pour les fournitures et services résulte du décret n° 2025-1386 du 29 décembre 2025 et s'applique depuis le 1er avril 2026. Les seuils européens de 2026 et 2027, fixés par des règlements délégués de la Commission publiés au Journal officiel de l'Union européenne le 23 octobre 2025, s'appliquent depuis le 1er janvier 2026 ; selon le portail public des collectivités locales, ils sont en légère baisse (entre 2 et 2,5 %) par rapport à 2024 et 2025. La Commission les révise tous les deux ans. Le service juridique de l'acheteur reste le bon interlocuteur pour qualifier un cas précis ; les besoins propres aux collectivités sont abordés dans la page logiciel sur mesure pour les collectivités.
Questions fréquentes
- Faut-il faire un appel d'offres pour un logiciel sur mesure ?
- Une entreprise privée n'a aucune obligation de lancer un appel d'offres pour un logiciel sur mesure, mais consulter trois à cinq prestataires avec un même dossier reste la meilleure façon de comparer. Un acheteur public, lui, applique le code de la commande publique : en 2026, la publicité et la mise en concurrence s'imposent à partir de 60 000 euros hors taxes pour les services, et la procédure formalisée au-delà des seuils européens.
- Combien de temps laisser aux prestataires pour répondre ?
- Pour un logiciel sur mesure décrit dans un cahier des charges de quelques pages, laissez aux prestataires au moins deux à trois semaines, davantage si vous demandez une maquette ou un cas pratique. Un délai trop court favorise les réponses génériques. Prévoyez aussi une fenêtre pour les questions des candidats, avec des réponses partagées à tous avant la date limite.
- Faut-il payer les prestataires pour répondre à une consultation ?
- Une réponse à consultation n'est en général pas rémunérée. En revanche, si vous attendez une étude approfondie, une maquette ou un prototype, il est logique de la payer, ou de commencer par une phase de cadrage rémunérée avec un seul prestataire. Le cadrage payé produit un périmètre détaillé, que vous pouvez ensuite utiliser pour faire chiffrer la construction.
- Qu'est-ce qu'une procédure adaptée (MAPA) ?
- La procédure adaptée, ou MAPA, est la procédure qu'un acheteur public peut utiliser lorsque la valeur de son besoin se situe entre le seuil de dispense et les seuils européens. En 2026, pour des fournitures et services, cela va de 60 000 euros hors taxes à 140 000 euros pour l'État ou 216 000 euros pour une collectivité. L'acheteur en fixe les modalités, avec une publicité réglementée à partir de 90 000 euros.
- Comment comparer des offres au forfait et en régie ?
- Pour comparer une offre au forfait et une offre en régie, ramenez-les au même périmètre : demandez à chaque prestataire le nombre de jours estimé par lot fonctionnel et les hypothèses retenues. Le forfait fixe le prix d'un périmètre figé ; la régie facture le temps passé. Une offre en régie sans estimation ni plafond ne peut pas être comparée à un forfait.
À lire aussi
Sources
- Service Public Entreprendre, Quels sont les seuils de publicité des marchés publics ? (vérifié le 21 août 2026)
- Service Public Entreprendre, Quelles sont les différentes procédures de marchés publics ? (vérifié le 21 août 2026)
- Commission européenne, Règlement délégué (UE) 2025/2152 du 22 octobre 2025 sur les seuils des marchés publics pour 2026 et 2027 (JO L du 23 octobre 2025)
- Portail des collectivités locales, Les seuils et taux applicables aux contrats de la commande publique
- Code-commande-publique.com (site spécialisé, source secondaire), Seuils des procédures de marchés : article R. 2122-8 modifié par le décret n° 2025-1386 du 29 décembre 2025