Coût total de possession : logiciel sur mesure ou abonnement sur 5 ans ?

Comment calculer le coût total de possession sur cinq ans ?

Le coût total de possession, souvent abrégé TCO, se calcule en additionnant année par année toutes les dépenses liées à un logiciel, y compris celles qui ne figurent sur aucune facture. Cinq ans est un horizon courant, car il couvre la mise en place, plusieurs renouvellements d'abonnement et au moins une évolution majeure de l'organisation.

1. Fixer l'horizon et le périmètre : cinq ans, et les mêmes fonctions pour chaque option comparée.
2. Lister les dépenses de démarrage : construction ou paramétrage, reprise des données, formation.
3. Lister les dépenses annuelles : abonnements, hébergement, maintenance, évolutions, services tiers.
4. Chiffrer les contournements : heures de ressaisie et tableurs parallèles, valorisées au coût horaire chargé de ceux qui les font.
5. Poser des hypothèses de croissance : effectifs, volumes, hausse annuelle des prix de l'éditeur.
6. Estimer la sortie : export des données, migration, double fonctionnement pendant la bascule.
7. Comparer les cumuls année par année, pas seulement le total : l'année où les courbes se croisent compte autant que le résultat final.

Le tableau à remplir avec vos chiffres

Pour la ligne exploitation d'un outil sur mesure, la page combien coûte l'hébergement d'une application donne les postes à prévoir.

Exemple chiffré sur hypothèses

Les montants suivants sont des hypothèses de calcul, choisies pour illustrer la méthode. Ce ne sont ni des prix de marché ni des tarifs de YMHB Web.

• Abonnement : 60 € HT par utilisateur et par mois, hausse de 5 % par an à partir de la deuxième année, mise en place de 15 000 €, contournements estimés à 5 000 € par an.
• Sur mesure : construction de 90 000 €, exploitation de 12 000 € par an (14 000 € avec 60 utilisateurs), évolutions de 8 000 € par an à partir de la deuxième année.

Avec 30 utilisateurs, l'abonnement reste moins cher sur cinq ans. Avec 60 utilisateurs, le sur-mesure devient moins cher dès la troisième année. Le résultat change encore si l'abonnement oblige à des développements spécifiques ou si les contournements sont plus lourds : refaites le calcul avec vos propres chiffres.

Les postes que l'on oublie dans un abonnement

• Les hausses de prix : Atlassian publie par exemple une nouvelle grille qui s'applique aux abonnements existants et nouveaux à compter du 13 octobre 2026 ; Jira Cloud Standard en paiement mensuel, de 1 à 100 utilisateurs, passe de 9,05 à 9,70 dollars US par utilisateur et par mois, tarifs publics relevés en octobre 2026.
• L'engagement : selon l'aide officielle de Google Workspace, l'engagement annuel ne permet de réduire le nombre de licences qu'au renouvellement, et une résiliation anticipée laisse le solde dû. La formule flexible, résiliable à tout moment, coûte plus cher : 8,40 dollars US par utilisateur et par mois pour Business Starter, contre 7 dollars US en engagement annuel, tarifs publics relevés en octobre 2026.
• Les éditions : la fonction dont vous aurez besoin en deuxième année se trouve parfois dans l'édition supérieure, facturée pour tous les utilisateurs.
• Le temps interne : administration des comptes, formation des nouveaux arrivants, tableurs qui compensent ce que l'outil ne fait pas.

Les réponses possibles à une hausse imposée sont développées dans la page votre éditeur augmente ses prix, et la récupération des données dans la page quitter un logiciel SaaS.

Ce que coûte un logiciel sur mesure après sa mise en service

Un logiciel sur mesure n'a pas d'abonnement, mais il n'est pas gratuit à faire vivre. Quatre lignes reviennent chaque année :

• hébergement et sauvegardes, proportionnels aux volumes plus qu'au nombre d'utilisateurs ;
• maintenance corrective et de sécurité, pour suivre les mises à jour des bibliothèques et des systèmes, détaillée dans la page combien coûte la maintenance d'un logiciel ;
• services tiers facturés à l'usage : envoi d'e-mails et de SMS, cartographie, modèles d'IA ;
• évolutions, décidées lot par lot selon les retours des utilisateurs.

Le risque propre au sur-mesure tient à la dépendance au prestataire : si le code n'appartient pas au client ou n'est pas documenté, le coût de sortie peut dépasser celui d'un abonnement. La notion de réversibilité résume ce qu'il faut exiger.

Réduire le coût total sans fragiliser l'outil

1. Combiner : garder en abonnement la comptabilité, la paie ou la messagerie, et réserver le sur-mesure à ce qui fait votre métier, relié par API.
2. Payer selon les rôles : certains éditeurs vendent des licences limitées moins chères, comme Microsoft avec Business Central Team Members à 6,90 € HT par utilisateur et par mois, contre 69,30 € HT pour Essentials, tarifs publics relevés en octobre 2026.
3. Négocier l'engagement en connaissant le coût de la flexibilité que vous abandonnez.
4. Construire par lots : un premier lot utile, financé et mis en service, puis les suivants selon l'usage réel.
5. Exiger un code standard, documenté et déposé chez vous, pour que le coût de sortie reste faible.

Comment YMHB Web aide à faire ce calcul

Le cadrage mené par YMHB Web fournit les chiffres réels qui alimentent ce tableau : abonnements en cours, utilisateurs, heures de ressaisie mesurées sur le terrain, projets de croissance. Quand l'abonnement l'emporte sur cinq ans, le cadrage le dit, et le travail se limite parfois à connecter l'outil du marché au reste du système d'information.

Quand le sur-mesure est retenu, son prix de construction devient un forfait global ferme, sur un périmètre écrit qui précise aussi ce qu'il exclut. Le code et les données appartiennent au client au paiement intégral, déposés chez lui, documentés et écrits en technologies standard : la ligne sortie du tableau reste ainsi maîtrisée. Le comparatif logiciel sur mesure ou SaaS aide à poser la question en amont.