Ce que l'on constate le jour où l'on veut partir
Un organisme de formation décide de quitter le logiciel en ligne qui gère ses sessions, ses stagiaires et ses conventions. Le bouton « Exporter » produit un fichier tableur par type de fiche : les stagiaires d'un côté, les sessions de l'autre. Ce qui manque apparaît vite : les feuilles d'émargement signées, les conventions en PDF, l'historique des relances, les statuts personnalisés, et surtout les liens entre une session, ses participants et sa facture.
Cet écart entre « nos données » et « ce que contient l'export » est la vraie difficulté d'une sortie de SaaS. Il se paie en ressaisies, en documents perdus et parfois en mois d'abonnement supplémentaires, réglés uniquement pour garder un accès en consultation.
Quels textes vous donnent le droit de récupérer vos données ?
Trois textes se combinent, et aucun ne dispense de lire le contrat.
| Texte | Ce qu'il prévoit | Sa limite |
|---|---|---|
| RGPD, article 20 (portabilité) | Le droit, pour une personne, de recevoir les données personnelles qu'elle a fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine | Ce droit appartient à vos clients et salariés, pas à votre société |
| RGPD, article 28 (sous-traitance) | En fin de prestation, l'éditeur supprime ou renvoie les données personnelles, selon le choix du responsable du traitement, c'est-à-dire vous | Le format et les modalités pratiques dépendent du contrat |
| Règlement (UE) 2023/2854, dit Data Act | Des clauses obligatoires de changement de fournisseur et la disparition progressive des frais de changement | Les éléments protégés par la propriété intellectuelle ou le secret des affaires de l'éditeur sont exclus |
D'après la page explicative de la Commission européenne, le Data Act s'applique depuis le 12 septembre 2025, et les fournisseurs de logiciel en tant que service doivent proposer des interfaces ouvertes et, au minimum, exporter les données dans un format couramment utilisé et lisible par machine.
Ce que le Data Act impose au contrat
L'article 25 du Data Act fixe le contenu minimal des clauses de changement de fournisseur :
- un préavis de deux mois au plus pour lancer le changement ;
- une période transitoire de trente jours calendaires au plus, pendant laquelle l'éditeur assure la continuité du service et une assistance raisonnable ; si ce délai est techniquement impossible, l'éditeur doit le justifier sous quatorze jours ouvrables et proposer une autre période, qui ne peut dépasser sept mois ;
- le droit pour le client de prolonger une fois cette période transitoire ;
- une période d'au moins trente jours calendaires, après la période transitoire, pour récupérer les données ;
- la liste exhaustive des catégories de données exportables, métadonnées comprises, et l'effacement complet des données une fois le changement réussi.
Quant aux frais, la Commission européenne indique qu'ils peuvent encore être facturés, dans la limite des coûts supportés par le fournisseur, jusqu'au 12 janvier 2027, puis qu'ils disparaissent entièrement, frais de sortie des données compris. Ces règles donnent un cadre, pas une méthode : elles ne disent pas si votre export contiendra les liens entre fiches ou les pièces jointes. Pour un cas litigieux, l'avis d'un avocat reste nécessaire.
L'audit de sortie, à faire avant de résilier
| Donnée | Où la récupérer | Piège fréquent |
|---|---|---|
| Fiches (clients, contacts, articles) | Export natif en tableur | Champs personnalisés absents de l'export standard |
| Liens entre fiches | Identifiants internes, souvent par l'API | Export sans identifiant : impossible de rattacher une facture à son client |
| Documents et pièces jointes | API ou demande au support | Fichiers stockés à part, jamais inclus dans le tableur |
| Historiques et journaux | API, parfois indisponible | Seul l'état actuel s'exporte, pas les changements successifs |
| Paramètres et modèles | Écrans d'administration | Grilles tarifaires, modèles de documents et droits à recopier à la main |
| Données comptables | Export comptable dédié | Format propre à l'éditeur, à valider avec le cabinet comptable |
Pour chaque ligne, faites un export d'essai complet et comptez les enregistrements des deux côtés. Exigez un format structuré et lisible par machine, comme le CSV, le JSON ou le XML : un PDF ou une image ne se réimporte pas dans un autre outil.
Que faire des données que l'export oublie ?
Trois voies, que l'on combine le plus souvent :
- L'API de l'éditeur : beaucoup de logiciels en ligne en proposent une. Un script d'extraction récupère les fiches avec leurs identifiants, les documents et les historiques, en respectant les limites d'appels publiées. C'est la voie la plus complète, à condition de s'y prendre pendant que l'abonnement est actif.
- La demande écrite à l'éditeur : citez la clause de réversibilité du contrat et, pour les données personnelles, l'article 28 du RGPD. Précisez le format attendu et la date souhaitée.
- L'archive de consultation : ce qui n'a plus besoin d'être retravaillé (anciennes factures, dossiers clos) peut rester dans une archive en lecture seule, classée et consultable, plutôt que d'être repris dans le nouvel outil. Les durées à respecter sont rappelées sur notre page consacrée à la conservation des données clients.
Le plan de bascule, phase par phase
- Préparation, abonnement encore actif : audit de sortie, exports d'essai, choix du nouvel outil, table de correspondance des champs.
- Migration à blanc : reprise complète dans le nouvel outil sur un environnement de test, contrôle des volumes et des totaux, corrections.
- Préavis : envoyé une fois la migration à blanc validée, jamais avant.
- Double fonctionnement : pendant la période transitoire, les équipes travaillent dans le nouvel outil, l'ancien reste ouvert en consultation, et les écarts sont traités au fil de l'eau.
- Récupération finale et clôture : dernier export complet, vérification, puis demande écrite d'effacement et confirmation de l'éditeur.
Le détail technique de chaque étape, du nettoyage au dédoublonnage, figure dans notre guide pour migrer les données d'un ancien logiciel.
Ce que YMHB Web prend en charge
Nous intervenons sur la partie technique de la sortie : lecture de la documentation de l'API de l'éditeur, scripts d'extraction, reprise dans l'outil de destination, qu'il s'agisse d'un autre logiciel du marché ou d'un logiciel sur mesure, et rapport de contrôle qui compare volumes et totaux avant et après. Aucune donnée n'est supprimée pendant la migration, et l'ancien outil reste consultable tant que le nouveau n'a pas fait ses preuves. Si la destination est un développement sur mesure, son code et sa base de données sont déposés sur vos comptes, ce qui rendra toute sortie future plus simple. Les facteurs qui font varier l'effort sont présentés sur notre page consacrée au prix d'une migration de données.
Quand il vaut mieux rester
Quitter un SaaS n'est pas toujours la bonne décision. Si le motif est une fonctionnalité manquante, un connecteur vers vos autres outils peut suffire : c'est l'objet de notre page pour connecter ses logiciels par API. Si l'irritant est le prix, une négociation préparée rapporte parfois plus qu'une migration ; la démarche est décrite sur la page consacrée à la hausse de prix d'un logiciel. Et si l'outil couvre encore l'essentiel du métier, mieux vaut programmer des exports réguliers, stockés chez vous, que partir.
Questions fréquentes
Le droit à la portabilité du RGPD permet-il à une entreprise de récupérer ses données ?
Pas directement. Le droit à la portabilité de l'article 20 du RGPD appartient aux personnes physiques, pour les données personnelles qu'elles ont fournies. Une entreprise qui quitte un SaaS s'appuie plutôt sur son contrat, sur l'article 28 du RGPD, qui oblige l'éditeur sous-traitant à supprimer ou renvoyer les données personnelles selon son choix, et sur le règlement européen sur les données (Data Act) pour le changement de fournisseur.
Combien de temps l'éditeur doit-il me laisser pour récupérer mes données ?
Pour les services entrant dans le champ du Data Act, le contrat doit prévoir au moins trente jours calendaires pour récupérer les données, après une période transitoire de trente jours au plus, prolongeable dans certains cas. Le préavis pour lancer le changement ne peut dépasser deux mois. Vérifiez votre contrat et faites un export complet avant de résilier, sans attendre la fin de ces délais.
L'éditeur peut-il facturer l'export de mes données ?
Selon la Commission européenne, un fournisseur de services de traitement de données peut encore facturer les frais liés au changement de fournisseur jusqu'au 12 janvier 2027, dans la limite des coûts qu'il supporte. À partir de cette date, le Data Act supprime entièrement ces frais, y compris ceux de sortie des données. Relisez la clause de réversibilité de votre contrat pour connaître les conditions qui s'appliquent aujourd'hui.
Quel format demander pour l'export d'un SaaS ?
Pour l'export d'un SaaS, demandez un format structuré et lisible par machine : CSV ou tableur pour les listes, JSON ou XML pour les données liées, avec les identifiants internes qui permettent de reconstituer les relations entre fiches. Un PDF ou une image, non structurés, ne permettent pas de réimporter les données dans un autre outil. Les documents comme les factures émises se récupèrent à part, dans leur format d'origine.
Faut-il garder l'ancien abonnement pendant la migration ?
Oui, l'ancien abonnement doit rester actif jusqu'à la validation de la migration à blanc, car c'est la seule façon de refaire un export si un contrôle échoue. Pendant le double fonctionnement, l'ancien outil sert en consultation pendant que les équipes travaillent dans le nouveau. Le préavis de résiliation se déclenche une fois la reprise vérifiée, en tenant compte des délais prévus au contrat.
À lire aussi
Sources
- Commission européenne, Data Act explained (application depuis le 12 septembre 2025, interfaces ouvertes et export pour le SaaS, frais de changement jusqu'au 12 janvier 2027)
- EUR-Lex, Règlement (UE) 2023/2854 du 13 décembre 2023 sur les données (Data Act), article 25 (clauses relatives au changement de fournisseur)
- CNIL, texte du RGPD, chapitre III (article 20, droit à la portabilité)
- CNIL, texte du RGPD, chapitre IV (article 28, sous-traitant)