Logiciel sur mesure pour les salles de spectacle et les festivals : tout ce qui entoure la billetterie

Une date de concert, de la confirmation au bilan : qui fait quoi ?

Entre la signature du contrat et le bilan de la soirée, une date passe entre les mains de cinq ou six personnes qui travaillent chacune dans leur outil. Le parcours type dans une salle de musiques actuelles ou un théâtre :

1. Programmation : l'option sur la date, puis le contrat de cession ou de coréalisation avec le producteur de la tournée.
2. Mise en vente : les tarifs (plein, réduit, abonné), le contingent d'invitations, l'ouverture de la billetterie et les points de vente partenaires.
3. Préparation technique : la fiche technique et le rider de l'artiste confrontés à l'équipement de la salle, les techniciens à engager pour le montage.
4. Accueil : la feuille de route envoyée au tour manager (horaires de balance, loges, catering, hébergement, stationnement du bus).
5. Soir de spectacle : le contrôle des billets, la jauge, la liste des invités et des accréditations, les ventes sur place.
6. Bilan : la recette par tarif, le remplissage, les dépenses d'accueil, la part qui revient au producteur.

Seules les étapes 2, 5 et une partie de la 6 passent par la billetterie. Le reste circule par mail, tableur et PDF, et c'est là que se perdent les heures de l'administration de production.

Billetterie : que couvrent les plateformes du marché ?

La vente, l'émission des billets et le contrôle à l'entrée, très correctement. Sélection non exhaustive, par ordre alphabétique, établie d'après les sites officiels des éditeurs en octobre 2026, sans relation commerciale :

SECUTIX

SECUTIX, dont l'adresse affichée est à Pully, en Suisse, se présente comme une plateforme SaaS ouverte de billetterie en ligne, avec des offres pour le sport, les festivals et les musées. Son site met en avant la vente multicanale et multiproduit, l'analyse des données clients, le contrôle de l'accès des visiteurs à chaque partie du lieu avec régulation des flux, et la prise de décision fondée sur les données.

Shotgun

Shotgun s'adresse aux organisateurs de festivals, de soirées en club et de concerts. Son site présente la vente de billets comme un travail de ciblage (toucher la bonne personne, au bon moment, au bon prix, par le bon canal) et propose aux acheteurs de revendre leur billet.

Weezevent

Weezevent, plateforme française, couvre la billetterie (mini-site, billets électroniques personnalisés, module intégrable au site de l'organisateur), le contrôle d'accès sur papier, par application ou avec du matériel professionnel, en ligne comme hors ligne, et le paiement cashless. Son modèle affiché est une commission par billet vendu en ligne, sans abonnement ni engagement, et la gratuité pour les événements gratuits (tarif public relevé en octobre 2026).

Pour la plupart des salles et des festivals, l'une de ces plateformes reste la bonne base. La question n'est pas de la remplacer, mais de relier ses données au reste du travail.

Ce qui reste hors de la billetterie, et ce qu'on peut construire

Ces briques récupèrent les ventes par l'API de la billetterie quand elle en propose une, selon la démarche décrite sur notre page connecter ses logiciels par API.

Les obligations propres au spectacle vivant

• Récépissé d'entrepreneur de spectacles : selon Entreprendre.Service-Public, ce récépissé vaut licence et devient obligatoire quand le spectacle est l'activité principale. Il existe en trois catégories : exploitant de lieu aménagé, producteur ou entrepreneur de tournées responsable du plateau, diffuseur chargé de l'accueil du public, de la billetterie et de la sécurité. Pour une activité secondaire ou occasionnelle, il n'est exigé qu'à partir de 7 représentations par an. Il est délivré pour 5 ans renouvelables.
• Numéro sur les billets : quand le récépissé est obligatoire, son numéro figure sur les affiches, prospectus et billets. L'oubli expose à une amende administrative de 800 euros pour une personne physique et de 2 000 euros pour une personne morale. Le modèle de billet du logiciel doit donc l'intégrer d'office.
• Guso : l'employeur dont l'activité principale n'est ni l'exploitation d'un lieu ni la production ou la diffusion de spectacles déclare les artistes et techniciens engagés en CDD par le Guichet unique du spectacle occasionnel. Selon Entreprendre.Service-Public, la DPAE peut être faite jusqu'à 2 heures avant le spectacle, et la déclaration unique et simplifiée au plus tard 15 jours après la fin du contrat.

Pour un festival associatif qui organise quelques dates par an, l'outil peut compter les représentations de l'année, alerter à l'approche du seuil et préparer les éléments de déclaration de chaque contrat. Ces règles sont données à titre d'information ; pour un cas particulier, la DRAC ou un avocat spécialisé reste l'interlocuteur.

Les bénévoles d'un festival : quel outil leur donner ?

Un outil sur téléphone, pensé pour des personnes présentes quelques jours par an qui n'ont pas le temps d'apprendre un logiciel. Le parcours qui fonctionne :

1. Candidature en ligne avec disponibilités, compétences (bar, accueil, montage, secourisme) et préférences.
2. Affectation sur des postes et des créneaux par le responsable des bénévoles, avec un plafond d'heures par personne.
3. Envoi du planning individuel, du plan du site et des consignes du poste.
4. Badge ou QR code qui ouvre les zones utiles et donne droit aux repas.
5. Pointage à l'arrivée sur le poste, pour voir en direct où il manque du monde.
6. Remerciements, bilan et invitation pour l'édition suivante.

Sur un site de festival, le réseau mobile peut saturer aux heures d'affluence : le planning et le badge doivent s'afficher sans connexion. Ce type d'outil relève de notre service d'application mobile iOS et Android, et doit rester utilisable par tous, comme le rappelle notre guide sur l'accessibilité numérique.

Ce que montre le Tapas Tour 2026

Le Tapas Tour de La Roche-sur-Foron n'est pas un festival de musique, mais il pose les mêmes questions : un public nombreux sur une période courte, plusieurs lieux, et un outil qui doit être prêt à une date fixe. Pour Grupo Rouleaux, YMHB Web a livré ensemble une application publique en cinq langues (carte, itinéraire, vote par QR code sans fraude), un back-office qui gère chaque édition, une API sur base PostgreSQL et une boutique en ligne, en production depuis le 8 septembre 2026.

La leçon pour une salle ou un festival : organiser l'outil par édition ou par saison dès le départ, pour reconduire l'année suivante sans tout reconstruire. Le cas est présenté sur la page Tapas Tour 2026 ; les applications destinées au public d'un événement font l'objet de notre page application événementielle.

Quand la billetterie du marché suffit-elle ?

Pour une salle qui programme quelques dates par mois avec une petite équipe permanente, presque toujours : la plateforme de billetterie, un agenda partagé et un tableur bien tenu font l'affaire. Un développement ne se justifie pas tant que les volumes restent faibles et les processus simples.

Le sur-mesure devient pertinent pour un festival de plusieurs jours qui mobilise beaucoup de bénévoles, une scène qui veut un bilan homogène par saison, un réseau de salles, ou un organisateur qui vend des pass combinant plusieurs lieux. YMHB Web part alors d'une date réelle, de la programmation au bilan, liste les ressaisies, puis chiffre une première brique (souvent les bénévoles ou l'accueil des artistes) en conservant la billetterie existante. Le code et les données restent la propriété de la structure au paiement intégral.