Logiciel sur mesure pour les entreprises de cosmétique : formules, lots et dossier d'information produit

Formulation, réglementaire, production : où les données se dédoublent-elles ?

Elles se dédoublent à chaque passage de relais entre les métiers d'une entreprise de cosmétique. Le formulateur fait évoluer sa formule de version en version dans son outil ou dans un tableur. Le responsable réglementaire recalcule la liste des ingrédients quand un fournisseur change de grade ou de composition. La production pèse et fabrique à partir d'une fiche imprimée. Le conditionnement imprime des étiquettes dont le numéro de lot est saisi à la main. Le service client, enfin, cherche dans les mails la fiche technique demandée par un distributeur étranger.

Les incidents typiques :

• Une matière première change chez le fournisseur : impossible de savoir rapidement quelles formules, quels produits finis et quelles étiquettes sont concernés.
• La liste INCI de l'étiquette ne correspond plus à la dernière version de la formule.
• Un client signale une réaction : retrouver le lot de vrac, les lots de matières premières et la date de fabrication prend une journée.
• Le dossier réglementaire est complet pour les produits phares, incomplet pour les anciennes références encore vendues.

Que contient le dossier d'information produit, et d'où viennent ses données ?

Le dossier d'information produit (DIP) rassemble, pour chaque produit, des informations qui viennent de plusieurs services. Selon la foire aux questions de l'ANSM sur la réglementation cosmétique (version d'avril 2016), établie au titre des articles 10 et 11 et de l'annexe I du règlement (CE) n° 1223/2009 :

L'ANSM précise que le DIP est tenu à la disposition de l'autorité compétente à l'adresse de la personne responsable indiquée sur l'étiquette, et conservé pendant dix ans à partir de la mise sur le marché du dernier lot. Le rapport sur la sécurité est signé par un évaluateur titulaire d'un diplôme en pharmacie, toxicologie, médecine ou discipline analogue : un logiciel organise les données, il ne remplace pas cet évaluateur. Pour le classement des pièces, voir aussi notre page sur la gestion documentaire.

Quelles obligations du règlement 1223/2009 le logiciel doit-il intégrer ?

Celles qui produisent des données ou des documents à date. D'après la même FAQ de l'ANSM :

• Personne responsable (article 4) : chaque produit mis sur le marché a une personne responsable établie dans l'Union.
• Notification CPNP (article 13) : par voie électronique, avant la mise sur le marché ; six mois avant pour un produit contenant des nanomatériaux (article 16).
• Bonnes pratiques de fabrication (article 8) : la conformité est présumée lorsque la fabrication suit la norme harmonisée NF EN ISO 22716.
• Déclaration d'établissement (article L5131-2 du code de la santé publique) : tout établissement situé en France qui fabrique ou conditionne des produits cosmétiques est déclaré, même à titre accessoire.
• Cosmétovigilance (article 23) : les effets indésirables graves sont déclarés sans délai à l'autorité compétente.
• Étiquetage (article 19) : numéro de lot, liste des ingrédients dans l'ordre décroissant de leur poids à l'incorporation, date de durabilité minimale pour les produits dont la durabilité n'excède pas 30 mois, période après ouverture au-delà.

Le logiciel peut calculer la liste des ingrédients depuis la formule, alerter quand une notification manque, dater chaque version d'étiquette et conserver l'historique des signalements. Ces règles se vérifient sur les textes en vigueur ; pour un cas particulier, un conseil réglementaire reste nécessaire.

Du sac de matière première au flacon : comment tracer un lot ?

En enregistrant chaque transformation, pas seulement le produit fini. Le parcours se décrit en six points :

1. Réception : lot fournisseur, certificat d'analyse, mise en quarantaine.
2. Libération par le contrôle qualité, avec résultats d'analyse.
3. Pesée selon la formule en vigueur, avec contrôle des écarts.
4. Fabrication du vrac en cuve, avec ses paramètres et son numéro de lot.
5. Conditionnement : un lot de vrac donne un ou plusieurs lots de produits finis, chacun avec son étiquette.
6. Expédition vers les clients, distributeurs ou entrepôts.

Avec ces liens, un rappel se prépare en quelques requêtes au lieu d'une enquête dans les classeurs. La méthode est détaillée sur notre page tracer vos lots de production, et les contrôles en cours de fabrication sur la page digitaliser vos contrôles qualité.

Centric, Coptis, Cosmetic Factory : que proposent les logiciels du marché ?

Ils couvrent surtout la formulation et la conformité réglementaire. Sélection non exhaustive, ordre alphabétique, informations relevées sur les sites des éditeurs en octobre 2026, sans relation commerciale.

Centric Software

Éditeur de PLM, Centric Software cite « Cosmétique, soin et parfum » parmi les secteurs auxquels s'adresse sa plateforme produit, aux côtés de la mode et de l'alimentaire.

Coptis

Coptis édite un PLM destiné à la recherche et développement cosmétique, présenté comme couvrant le développement du brief marketing au produit fini ; son site met en avant le logiciel de formulation, la recherche d'ingrédients, la conformité réglementaire internationale et l'anticipation de la sécurité des formules. La société indique des bureaux à Paris, New York et Singapour.

Cosmetic Factory (EcoMundo)

EcoMundo, qui liste des bureaux en France (dont Issy-les-Moulineaux), au Canada, au Royaume-Uni et en Corée du Sud, présente Cosmetic Factory comme un logiciel destiné aux fabricants de cosmétiques, des marques émergentes aux grands groupes : développement des formules à partir des matières premières des fournisseurs avec vérification de conformité, création assistée du dossier d'information produit incluant le rapport sur la sécurité, couverture de réglementations de plusieurs pays et fiches de données de sécurité.

Ce qu'une brique sur mesure apporte à côté d'un logiciel réglementaire

Elle relie la conformité, déjà gérée, à ce qui se passe dans l'atelier et chez les clients. Quelques cas concrets :

• Le façonnier qui fabrique pour plusieurs marques : un portail où chaque donneur d'ordre suit ses lots, télécharge certificats et bulletins d'analyse, et valide ses étiquettes, sur le modèle d'un portail client extranet.
• La marque en vente directe : une boutique en ligne qui affiche la liste des ingrédients de la version réellement vendue, alimentée par la formule et non recopiée.
• Le dossier de lot électronique : pesées, paramètres, contrôles et signatures saisis sur tablette en salle de fabrication.
• La gestion des échantillons de développement et de stabilité, souvent proche de ce que fait un laboratoire ; voir la page logiciel de laboratoire.

Le logiciel réglementaire reste la référence pour les formules et la conformité ; la brique sur mesure lit ses données par API ou par export.

Avec une marque ou un façonnier, comment YMHB Web démarre-t-il ?

Par un produit réel, suivi du changement de formule à l'expédition, avec le formulateur, le responsable réglementaire et la production. On note ce qui est ressaisi, ce qui est imprimé, ce qui est cherché. Le chiffrage vient après ce cadrage, en forfait global ferme, avec un périmètre écrit. La construction se fait par cycles courts, avec une version testable accessible en permanence ; le code et les données appartiennent à l'entreprise au paiement intégral.

Quand un logiciel réglementaire du marché suffit-il ?

Quand la difficulté principale est la formulation et la conformité, et que la production est confiée à un façonnier qui gère ses propres lots. Une marque dans cette situation trouvera dans un logiciel réglementaire spécialisé l'essentiel de ce qu'il lui faut, et devrait commencer par là. Le sur-mesure se justifie pour ceux qui fabriquent eux-mêmes, qui fabriquent pour d'autres, ou dont les outils (formulation, ERP, boutique en ligne) ne se parlent pas.