Logiciel sur mesure pour les Ehpad et résidences seniors : tout ce qui entoure le soin

Dossier de soins et outils autour : où passe la frontière ?

Elle passe entre les données de santé et tout le reste. Dans un Ehpad, le dossier de soins, appelé dossier usager informatisé (DUI) dans le secteur médico-social, contient les traitements, les transmissions ciblées des soignants et les évaluations. Ce logiciel relève d'un cadre précis, et c'est lui que le programme ESMS numérique cherche à généraliser.

Le reste de la vie de l'établissement circule souvent sur papier, dans des tableurs ou par téléphone : roulements des équipes de jour et de nuit, remplacements, demandes de travaux, menus et textures en cuisine, linge, programme d'animations, échanges avec les familles, visites. C'est là qu'un outil sur mesure trouve sa place.

La règle de conception est simple : l'outil ne recopie pas les données du DUI et ne devient pas un second dossier de soins. Quand une information de santé semble indispensable (un régime en cuisine, par exemple), son périmètre et son hébergement se décident avec le responsable de traitement avant tout développement.

Quel cadre s'applique aux données de santé des résidents ?

Un cadre qui conduit à limiter au strict nécessaire ce que l'outil contient. Trois repères :

• Hébergement certifié : selon la fiche réglementaire G_NIUS de l'Agence du numérique en santé, mise à jour le 7 août 2025, l'hébergement de données de santé à caractère personnel recueillies lors d'activités de prévention, de diagnostic, de soins ou de suivi social et médico-social, pour le compte d'un tiers, doit être confié à un hébergeur certifié HDS ; les prestations concernées sont énumérées à l'article R1111-9 du code de la santé publique.
• Dossier usager informatisé interopérable : le programme ESMS numérique, porté par la CNSA et la Délégation ministérielle au numérique en santé, vise à généraliser un DUI interopérable dans les établissements sociaux et médico-sociaux. Dans l'appel à projets 2023 publié par l'ARS Bretagne, la solution devait être référencée « Ségur vague 1 » dans le couloir médico-social, avec des cibles d'usage du DMP et de la messagerie sécurisée MSSanté fixées à 70 %.
• RGPD : les données concernant la santé font partie des catégories particulières de l'article 9 du règlement, dont le traitement est interdit sauf exceptions prévues par le texte.

Notre guide sur l'hébergement de données de santé détaille ces règles. Pour une situation précise, le délégué à la protection des données de l'établissement et l'ARS restent les interlocuteurs.

Plannings des soignants : ce que la feuille de roulement ne dit pas

Elle ne dit pas qui peut remplacer qui, ni à quel coût pour l'équilibre des équipes. Le cadre de santé construit un roulement sur plusieurs semaines : postes du matin, du soir et de nuit, week-ends, aides-soignants, infirmiers, agents de service hospitalier. Une absence signalée à 6 h déclenche une série d'appels pour trouver une personne disponible, qualifiée pour le poste et qui ne dépasse pas ses limites de temps de travail.

Un planning sur mesure part des règles de l'établissement : qualifications requises par poste, repos, préférences, vivier de remplaçants et de vacataires. Dès qu'une absence est saisie, il propose les personnes compatibles, les prévient par SMS ou notification et met à jour le roulement quand l'une accepte. Le cadre de santé valide, et les heures réalisées partent vers le logiciel de paie sans ressaisie. Les facteurs de coût d'un tel outil sont décrits sur notre page sur le prix d'un logiciel de planning d'équipes.

Familles : quel lien numérique sans données médicales ?

Un lien centré sur la vie quotidienne et l'administratif. Les proches appellent souvent l'accueil pour des questions pratiques : programme des animations, menus, horaires de visite, réservation d'un repas partagé, facture d'hébergement, documents à signer. Un portail familles répond à ces demandes sans mobiliser le secrétariat.

• Agenda des animations, avec photos de groupe publiées selon les accords recueillis.
• Réservation de visites ou de repas, avec les contraintes de l'établissement.
• Factures, contrat et documents administratifs.
• Messagerie avec l'accueil et l'administration.

L'état de santé d'un résident se discute avec l'équipe soignante, pas dans une messagerie de portail. Les droits d'accès de chaque proche se fixent avec le résident ou son représentant. Les fonctions d'un espace en ligne de ce type sont décrites sur notre page sur le portail client extranet.

Maintenance, cuisine, linge : les services qui font tourner le bâtiment

Ils gagnent souvent plus vite qu'on ne le pense à être outillés. L'agent de maintenance reçoit les demandes oralement ou sur un cahier : un lit médicalisé bloqué, une poignée de porte, un appel malade défectueux. Une gestion de maintenance simple enregistre la demande depuis une tablette d'étage, l'affecte, garde l'historique par chambre et par équipement et planifie les vérifications périodiques. Les logiciels de GMAO du marché suffisent parfois ; notre comparatif des logiciels de GMAO aide à le vérifier.

En cuisine, le même principe vaut pour les effectifs de repas et les textures ; au linge, pour le suivi des circuits. Dans un autre établissement de soins, le cabinet d'orthodontie équipé par Sakura France Service, YMHB Web a développé l'application d'un robot de livraison OrionStar DR02 qui circule entre la stérilisation et les salles, en respectant la règle selon laquelle le propre et le sale ne se croisent jamais. Plus de 50 versions ont été itérées et testées sur place, jusqu'à la mise en service au cabinet en août 2026 : un rappel que ces outils se règlent avec les équipes, dans les couloirs.

Les logiciels du marché suffisent-ils à un Ehpad ?

Pour le dossier de soins, oui, et c'est par là qu'il faut commencer. Le choix d'un DUI relève d'un cadre réglementaire et de financement propre (référencement Ségur, programme ESMS numérique) qui s'instruit avec l'ARS ; cette page ne compare pas les éditeurs. Certains de ces logiciels peuvent aussi proposer des modules de planning, de facturation de l'hébergement ou de lien avec les familles : c'est à vérifier auprès de votre éditeur avant tout développement.

Le sur-mesure devient pertinent dans des situations précises :

• un groupe de plusieurs établissements qui veut un pilotage commun (occupation, absentéisme, remplacements, maintenance) ;
• une résidence services seniors non médicalisée, dont les besoins ressemblent à ceux de l'hôtellerie : réservation de services, facturation à la carte, navettes, conciergerie ;
• des outils internes que le DUI ne couvre pas : astreintes, demandes de travaux multi-sites, gestion des clés et des logements.

Les cabinets et centres de santé ont des besoins voisins, décrits sur notre page sur les logiciels pour la santé.

Comment YMHB Web aborde un projet en établissement pour personnes âgées ?

La première décision du cadrage porte sur ce que l'outil ne contiendra pas. Avec la direction, le cadre de santé, l'agent de maintenance et le secrétariat, on recense les données nécessaires à chaque fonction et on écarte celles qui relèvent du DUI. On observe ensuite une journée réelle, de la relève du matin à la fin de soirée. Le chiffrage vient après, sous la forme d'un forfait global ferme sur un périmètre écrit.

Une version testable reste accessible en permanence pendant la construction ; le fondateur de YMHB Web suit le projet du premier rendez-vous à la mise en service, depuis Lyon ou Dijon ; l'établissement devient propriétaire du code et des données au paiement intégral. Les étapes sont décrites sur la page méthode.