Logiciel sur mesure pour syndics de copropriété : assemblées, sinistres, prestataires et extranet

Où passent les heures d'un gestionnaire de copropriété ?

Dans tout ce qui n'est pas de la comptabilité. Le logiciel de syndic calcule les appels de fonds, répartit les charges par tantièmes et produit les annexes comptables ; le gestionnaire, lui, passe ses journées ailleurs :

• La saison des assemblées : des soirées en salle ou en visioconférence, puis des procès-verbaux à rédiger et à notifier, et des résolutions votées à exécuter.
• Les sinistres : un dégât des eaux au quatrième étage, la recherche de fuite à commander, l'assureur de l'immeuble à saisir, le copropriétaire du dessous qui rappelle chaque matin.
• Les prestataires : contrat d'entretien de l'ascenseur, ménage des parties communes, espaces verts, porte de garage ; vérifier les passages, comparer des devis, relancer une intervention.
• Le conseil syndical : une question sur une facture, le contrôle des comptes, l'avancement des travaux votés.
• Les mutations : ventes de lots, pré-état daté et état daté à produire pour le notaire.

Chacun de ces flux vit dans la messagerie, le téléphone et des tableurs. Le logiciel de syndic n'est pas en cause : ce n'est simplement pas son métier premier.

Extranet obligatoire : quels documents mettre en ligne, et pour qui ?

Le syndic professionnel doit proposer un accès en ligne sécurisé, protégé par un code personnel, dont le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 fixe la liste minimale des documents. Service-Public.fr la présente en trois niveaux :

Service-Public.fr rappelle aussi qu'un syndic qui ne remet pas la fiche synthétique à un copropriétaire qui la demande encourt, au-delà d'un mois, une pénalité de 15 euros par jour de retard, retenue sur sa rémunération forfaitaire annuelle.

Les logiciels de syndic peuvent intégrer cet extranet : Orisha Real Estate, par exemple, présente le sien comme conforme à la loi ALUR. Le sur-mesure intervient pour ce que la liste minimale ne prévoit pas : l'avancement d'un sinistre, le calendrier des interventions dans l'immeuble, le compte rendu de la dernière visite avec photos. Ces informations évitent des appels et suivent la logique d'un portail client : droits stricts par immeuble et par lot, consultations tracées.

Assemblée générale : que peut préparer l'outil avant, pendant et après la séance ?

Il peut tenir le calendrier légal et assembler le dossier de convocation sans copier-coller. Selon Service-Public.fr, la convocation part au moins 21 jours calendaires avant l'assemblée, sauf délai plus long prévu par le règlement de copropriété. Elle est notifiée par voie électronique, ou par lettre recommandée avec avis de réception au copropriétaire qui a demandé à la recevoir par voie postale. Elle contient l'ordre du jour, les devis (plusieurs si l'assemblée a voté un seuil de mise en concurrence, deux suffisant en l'absence de précision), les documents nécessaires à la validité des décisions et le formulaire de vote par correspondance ; entre la convocation et la séance, les justificatifs de charges sont mis à disposition pendant au moins un jour ouvré.

1. Avant : collecte des devis auprès des entreprises, projets de résolution tirés d'une bibliothèque, mode d'envoi mémorisé pour chaque copropriétaire, date limite calculée à partir de la date de séance.
2. Pendant : feuille de présence, pouvoirs et votes par correspondance déjà reçus intégrés au décompte, voix calculées par tantièmes selon la majorité requise.
3. Après : procès-verbal prérempli, notification, puis transformation de chaque résolution votée en tâche suivie (appel de fonds travaux, ordre de service, relance d'une entreprise).

Ce dernier point rend souvent le plus de services : une décision votée en juin et oubliée en septembre est une source classique de tension avec le conseil syndical.

Sinistres, prestataires, demandes : le suivi que l'on construit autour du logiciel

Un suivi par dossier, partagé avec les bonnes personnes, là où la messagerie disperse aujourd'hui l'information.

Ces briques ne touchent pas à la comptabilité : elles récupèrent du logiciel de syndic la liste des immeubles, des lots et des copropriétaires, et lui renvoient au besoin les factures validées. La centralisation des demandes reprend la démarche décrite dans notre page centraliser les demandes de vos clients.

Les obligations propres au syndic que l'outil doit refléter

Plusieurs obligations se traduisent directement en règles de gestion. Résumé établi d'après Service-Public.fr et Entreprendre.Service-Public.fr, qui ne remplace pas l'avis d'un juriste :

• Compte bancaire séparé : ouvert dans les trois mois suivant la désignation du syndic, au nom du syndicat des copropriétaires ; toutes les sommes reçues pour le syndicat y sont versées.
• Contrat type : le contrat de syndic suit le modèle du décret n° 2015-342 du 26 mars 2015, pour trois ans au plus, un an si le syndic a participé à la construction de l'immeuble comme promoteur ou architecte.
• Fonds de travaux : la cotisation atteint au moins 5 % du budget prévisionnel ; si un plan pluriannuel de travaux a été adopté, au moins 2,5 % du montant des travaux prévus, sans descendre sous 5 % du budget prévisionnel. Le fonds est placé sur un compte distinct et rémunéré.
• Budget prévisionnel : établi avec le conseil syndical et voté chaque année.
• Registre national : le syndic immatricule l'immeuble au registre national des copropriétés.
• Carte professionnelle : valable trois ans, renouvelée à condition d'avoir suivi 42 heures de formation continue sur la période, dont au moins deux heures de déontologie.

Dans un outil, ces règles deviennent des contrôles : alerte sur l'échéance du mandat, calcul de la cotisation minimale au fonds de travaux, total des heures de formation de chaque gestionnaire.

Les logiciels de syndic du marché suffisent-ils ?

Pour la comptabilité et la gestion courante, oui : redévelopper une comptabilité de copropriété n'aurait pas de sens. Sélection non exhaustive, par ordre alphabétique, informations relevées sur les sites officiels des éditeurs en octobre 2026, sans relation commerciale avec eux :

Orisha Real Estate

Son logiciel de gestion de copropriété s'adresse aux syndics. Le site met en avant les appels de fonds, la saisie et le paiement des factures, la régularisation des charges, la reconnaissance automatique de factures par IA, la gestion des assemblées générales avec un module pour les tenir où que l'on soit, un extranet, une application de visites techniques d'immeuble et des connexions par API avec des partenaires.

Septeo

Son offre « ADB » vise les administrateurs de biens, en gestion locative comme en syndic. Le site présente notamment une gestion simplifiée des assemblées générales de copropriété, un reporting mis à disposition des clients de l'agence et la centralisation des demandes clients.

Le sur-mesure se justifie quand le cabinet veut un suivi des sinistres et des prestataires que ces modules ne couvrent pas à sa manière, quand plusieurs outils doivent dialoguer, ou quand le volume rend les tâches manuelles intenables. Avant tout, activez les modules déjà payés. La page générale logiciel immobilier sur mesure traite aussi de la gérance et de la transaction.

Comment YMHB Web mène un projet avec un cabinet de syndic ?

Hors saison d'assemblées si possible, et à partir de vrais dossiers. Le cadrage réunit un gestionnaire, une assistante et, si possible, un membre de conseil syndical : on reprend trois sinistres récents et une assemblée complète, de la convocation au suivi des résolutions. Nous vérifions ensuite ce que le logiciel de syndic expose (interface de programmation, exports planifiés), selon la démarche décrite pour connecter ses logiciels par API.

Un premier lot porte sur quelques immeubles pilotes, avec une version testable ouverte en permanence. Le chiffrage est établi après le cadrage, en forfait global, et le code appartient au cabinet au paiement intégral. Les étapes sont détaillées sur la page notre méthode.