Logiciel transport et logistique sur mesure : de l'ordre de transport à la facture, sans ressaisie

Où se perd l'information entre l'ordre de transport et la facture ?

Dans les interstices entre outils. L'ordre arrive par mail, par fichier Excel ou par un portail client ; l'exploitant le ressaisit dans le TMS ; le conducteur part avec une lettre de voiture papier ; la preuve de livraison revient scannée deux jours plus tard ; la facturation attend que tout soit rapproché.

Les situations les plus courantes chez les transporteurs régionaux :

• Un client important envoie ses ordres dans un format que le TMS ne lit pas. Une personne passe sa matinée à les recopier.
• La tournée est construite de tête par l'exploitant le plus ancien. Quand il est absent, personne ne sait refaire son travail.
• Un litige sur une palette abîmée oppose deux versions, faute de photo horodatée au moment de la livraison.
• Les frais annexes (attente au quai, hayon, rendez-vous, deuxième présentation) sont notés sur un coin de bon et jamais facturés.
• Le client demande « où en est ma livraison » par téléphone, plusieurs fois par jour.

TMS du marché, WMS, outil sur mesure : qui fait quoi ?

Un TMS gère le transport, un WMS gère l'entrepôt, et le sur-mesure relie ce que ni l'un ni l'autre ne couvre dans votre organisation. Les deux premiers existent en version standard et beaucoup d'entreprises ont raison de les utiliser tels quels.

La combinaison la plus fréquente n'est pas « tout remplacer » : on garde le TMS ou le WMS qui fonctionne et on développe autour la brique qui manque, reliée par API. La page connecter ses logiciels par API montre comment s'y prendre.

Que doit faire l'application du conducteur ?

Remplacer le bon papier par une preuve de livraison complète, horodatée et transmise immédiatement. Sur son téléphone, le conducteur voit sa tournée dans l'ordre, ouvre chaque point de livraison et enregistre :

• la signature du destinataire et son nom en clair ;
• les photos de la marchandise et des éventuelles avaries, avec heure et position ;
• les réserves écrites, les palettes échangées ou rendues, les colis manquants ;
• les événements facturables : attente au quai, rendez-vous manqué, mise en place par hayon.

L'application doit fonctionner en zone blanche et sur les quais en sous-sol, puis tout envoyer au retour du réseau. Le principe est le même que pour toutes les applications pour équipes terrain : une saisie rapide, des gros boutons, et rien qui bloque le conducteur quand la 4G tombe.

Dès que la livraison est validée, le client reçoit la preuve par mail ou la consulte sur son espace, et la ligne passe en facturable.

Facturer au kilomètre, à la palette ou au poids taxable : comment le logiciel s'adapte-t-il ?

En codant vos grilles telles qu'elles existent dans vos contrats, sans les faire entrer de force dans un modèle générique. Un même transporteur facture souvent un client au kilomètre, un autre à la palette par zone de destination, un troisième au poids taxable avec minimum de perception, et applique une indexation gazole différente selon les contrats.

Le logiciel sur mesure calcule le prix à la création de l'ordre (le client peut le voir avant de confirmer), ajoute les frais annexes remontés par le conducteur, et prépare des factures mensuelles regroupées par client. Les écarts entre prix prévu et prix facturé apparaissent dans un tableau de contrôle, ce qui évite les avoirs en série.

Quelles règles du transport routier le logiciel doit-il intégrer ?

Celles qui touchent au planning des conducteurs, à l'encaissement et aux documents de transport. Elles ne se paramètrent pas une fois pour toutes : elles doivent apparaître dans les écrans au moment où l'exploitant décide.

• Temps de conduite : le règlement européen 561/2006 limite la conduite à 9 heures par jour (10 heures au plus deux fois par semaine), 56 heures par semaine et 90 heures sur deux semaines consécutives, avec une pause d'au moins 45 minutes après quatre heures et demie. Un planning de tournées peut alerter avant d'affecter une course qui ferait dépasser ces seuils.
• Délais de paiement : pour le transport routier de marchandises, la commission de transport et le courtage de fret, le délai convenu ne peut pas dépasser 30 jours à partir de la date de facturation. Le logiciel doit calculer les échéances en conséquence et relancer.
• Informations électroniques de transport : le règlement européen eFTI (2020/1056) organise l'acceptation par les autorités de contrôle des informations réglementaires transmises par voie électronique, via des plateformes certifiées. Un logiciel conçu aujourd'hui gagne à structurer ses données de transport pour pouvoir les échanger demain.
• Facture électronique : la réception est obligatoire pour tous depuis le 1er septembre 2026, l'émission le sera pour les PME au 1er septembre 2027. Pour un transporteur qui facture des centaines de lignes par mois, c'est le moment de produire des factures structurées directement depuis les ordres livrés.

Comment recevoir les ordres de vos clients sans les recopier ?

En acceptant chaque client dans son format plutôt qu'en lui imposant le vôtre. Les grands chargeurs envoient des messages EDI (IFTMIN pour l'instruction de transport, IFTSTA pour les statuts en retour), les plateformes e-commerce exposent des API, les PME envoient des fichiers ou passent par un formulaire. Le logiciel sur mesure transforme ces entrées en ordres propres, signale ceux qui sont incomplets et renvoie les statuts à chaque étape.

Pour les clients qui n'ont rien de tout cela, un portail simple leur permet de créer leurs ordres, d'imprimer leurs étiquettes et de suivre leurs envois. Nous avons intégré ce type de logique côté expéditeur pour le site de pièces Peugeot Motocycles : services web Chronopost, choix du point relais, étiquette générée en un clic et suivi envoyé automatiquement, après une recette formelle validée par le transporteur.

Comment YMHB Web conduit un projet chez un transporteur ou un logisticien ?

Par l'exploitation. Le cadrage commence au bureau d'exploitation à l'heure où les ordres arrivent, puis sur un quai, puis avec un conducteur. Le périmètre et le chiffrage sont établis après, avec ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas écrit noir sur blanc.

Le développement avance par cycles courts, et une version testable reste ouverte en permanence : un client pilote et deux conducteurs peuvent l'utiliser en parallèle de l'existant avant toute bascule. Les intégrations EDI sont testées avec de vrais messages de vos clients. Une fois le projet soldé, le code source est à vous. Le déroulé complet est sur notre méthode.

Dans quels cas un TMS du marché suffit-il ?

Quand votre activité ressemble à celle que le TMS a été conçu pour servir. Un transporteur de lots complets ou de messagerie classique, avec des clients qui acceptent ses formats et une tarification standard, sera bien équipé avec Dashdoc ou un autre TMS du marché. Un entrepôt avec des flux simples se contente d'un WMS en mode SaaS.

Le sur-mesure prend le relais quand vous passez plus de temps à contourner l'outil qu'à l'utiliser : tarification hors normes, prestations logistiques à façon, intégrations clients que l'éditeur ne prévoit pas, ou besoin d'un portail client à votre marque. Dans ce cas, développer une brique ciblée coûte souvent moins cher que de changer de TMS.