Logiciel sur mesure pour le négoce et la distribution B2B : commande, préparation, livraison, facture

À quelle étape du cycle commande-livraison-facture perdez-vous du temps ?

Presque toujours à la jonction entre deux étapes, là où une personne recopie ce qu'une autre a déjà saisi. Le tableau ci-dessous reprend le cycle d'un grossiste type et les ruptures que l'on rencontre le plus souvent.

Scène classique chez un grossiste en produits frais : commandes reçues jusque tard le soir par SMS, préparation à l'aube sur des bons imprimés la veille, puis une matinée passée au bureau à reporter les écarts de poids sur les factures. Aucun de ces gestes n'est spécifique à son entreprise. La façon de les enchaîner, elle, l'est.

Comment gérer des centaines de tarifs négociés sans erreur ?

En modélisant la logique de prix réelle de votre maison, pas en dupliquant des listes de prix. Chez un distributeur B2B, le prix d'un article dépend de plusieurs couches qui se combinent :

• un tarif de base par famille ou par fournisseur, révisé à chaque hausse ;
• une catégorie de client (restaurateur, collectivité, revendeur, artisan) avec son coefficient ;
• des prix nets négociés sur une sélection d'articles pour certains comptes ;
• des remises par quantité, par colis complet ou par palette ;
• des promotions limitées dans le temps, parfois financées par le fournisseur ;
• pour l'alimentaire, des produits vendus au poids réel, facturés après pesée.

Le logiciel sur mesure applique ces règles dans un ordre explicite, affiche au commercial le prix retenu et sa provenance, et protège une marge minimale en dessous de laquelle une validation est demandée. Quand le fournisseur augmente ses prix, la mise à jour se fait une fois et se répercute sur toutes les couches.

Commerciaux terrain et portail B2B : comment recevoir les commandes sans les ressaisir ?

En donnant à chaque client le canal qui lui convient, et en faisant converger tous les canaux vers la même commande. Trois entrées couvrent la plupart des cas :

1. L'application du commercial : catalogue avec photos, historique du client, tarifs négociés, stock disponible ; elle fonctionne hors ligne dans une cuisine en sous-sol ou une réserve sans réseau. Notre page sur l'application de prise de commande en détaille les écrans.
2. Le portail B2B : le client professionnel retrouve ses prix, recommande à partir de ses commandes précédentes, télécharge ses factures et suit ses livraisons. Voir notre approche du portail client et extranet.
3. Le téléphone, qui ne disparaît pas : le sédentaire saisit la commande dans le même outil, et peut modifier le panier d'un client qui commande habituellement en ligne.

Nous avons construit les deux dernières entrées pour APARO, sur le catalogue Pièces Peugeot Motocycles : un espace professionnel avec tarifs remisés appliqués automatiquement et devis généré en un clic depuis le panier, ainsi qu'un back-office où le concessionnaire modifie à distance le panier d'un client pour préparer une commande au téléphone.

Lots et DLC : comment retrouver en quelques minutes qui a reçu quoi ?

En enregistrant le lot à chaque mouvement, de la réception fournisseur jusqu'à la ligne de bon de livraison. Quand un fournisseur annonce un retrait sur un lot de jambon ou de fromage, la question devient immédiate : quels clients ont été livrés, en quelle quantité, et que reste-t-il en chambre froide ?

Un logiciel conçu pour le négoce alimentaire :

• saisit lot et date limite à la réception, par scan ou à l'écran ;
• propose à la préparation le lot à la date la plus courte en premier ;
• bloque l'expédition d'un lot dont la date est dépassée ou trop proche pour le client concerné ;
• produit en une recherche la liste des clients livrés pour un lot donné ;
• alerte sur les stocks proches de leur date, pour déclencher une promotion ou un don.

Pour les matériaux ou les pièces, la même mécanique sert aux numéros de série, aux références remplacées et aux stocks répartis entre plusieurs dépôts, sujet traité sur notre page gestion de stock multi-sites.

Quelles règles de paiement et de facturation le logiciel doit-il appliquer ?

Les délais de paiement entre professionnels, qui ne sont pas les mêmes selon ce que vous vendez, et la réforme de la facture électronique.

• Délai général : à défaut d'accord, le paiement intervient le 30e jour suivant la réception des marchandises ; le délai convenu ne peut dépasser 60 jours après l'émission de la facture, ou 45 jours fin de mois s'il est prévu au contrat. Une indemnité forfaitaire de 40 euros s'ajoute en cas de retard.
• Denrées périssables : 30 jours après la livraison, ou 30 jours après la fin de la décade de livraison en cas de facture périodique ; 20 jours après la livraison pour le bétail vivant et les viandes fraîches.
• Boissons alcooliques : 30 jours après la fin du mois de livraison pour les alcools soumis aux droits de consommation (spiritueux, par exemple) ; les vins ne relèvent pas de cette catégorie fiscale et n'ont pas ce délai dérogatoire.
• Facture électronique : un grossiste reçoit déjà ses factures d'achat sous forme électronique depuis le 1er septembre 2026 et, s'il est une PME, émettra les siennes ainsi à compter du 1er septembre 2027. Les factures de vente doivent donc sortir du logiciel en données structurées.
• Conservation : les pièces comptables, dont les factures, se conservent 10 ans à compter de la clôture de l'exercice.

Un grossiste qui vend à la fois du frais, de l'épicerie et des vins a donc plusieurs régimes d'échéance dans le même portefeuille client. Le logiciel les calcule ligne par ligne au lieu de laisser la comptabilité le faire à la main.

Votre ERP est en place : faut-il le compléter ou le remplacer ?

Le compléter dans la grande majorité des cas. Sage 100, Divalto, Cegid, EBP ou Odoo tiennent correctement la comptabilité, les achats et le stock de base. Ce qui manque est presque toujours en périphérie : l'application des commerciaux, le portail client, la préparation sur terminal, une règle de prix que l'ERP ne sait pas exprimer.

On développe alors ces briques autour de l'ERP, reliées par API ou par échanges planifiés, et l'ERP reste la référence comptable. Le remplacement complet ne se discute que si l'ERP lui-même bloque l'activité ; notre page sur l'ERP inadapté à vos processus aide à trancher.

YMHB Web mène ces projets avec la méthode publiée sur la page notre méthode : cadrage au dépôt et avec les commerciaux, maquettes, version testable en continu, reprise des articles et des tarifs, code remis au client au paiement intégral.

Quand un logiciel de négoce standard suffit-il ?

Quand votre politique tarifaire et votre logistique sont classiques. Un distributeur avec quelques grilles de prix, un seul dépôt, des clients qui commandent par téléphone et pas de traçabilité par lot fera mieux de bien paramétrer un ERP de gestion commerciale du marché, éventuellement avec un module de prise de commande proposé par l'éditeur.

Le sur-mesure se justifie à partir du moment où vos meilleurs collaborateurs passent leurs journées à compenser l'outil : tarifs tenus dans un tableur à côté, portail client refusé par l'éditeur, préparation pilotée sur papier, ou commerciaux qui ne se servent pas de l'application fournie parce qu'elle ne fonctionne pas hors ligne.