Le symptôme : le stock existe, mais personne ne sait où
Le logiciel affiche 14 pièces. Le magasinier du dépôt principal n'en trouve que 6. Les autres sont peut-être dans l'agence de l'autre ville, dans le camion d'un technicien, ou déjà posées chez un client sans avoir été sorties. Pendant ce temps, l'acheteur recommande par sécurité, et un deuxième dépôt dort sur un surstock du même article.
Un stock réparti produit trois coûts que vous pouvez estimer avec vos propres chiffres :
- Le surstock de précaution : quand on ne fait pas confiance au chiffre, chaque site garde sa réserve. La valeur immobilisée en trop correspond à la somme de ces réserves.
- Les ruptures fantômes : la pièce existe dans le réseau mais n'est pas visible au bon endroit. Une intervention est reportée ou une vente perdue.
- Les écarts d'inventaire : constatés une fois par an, impossibles à expliquer, passés en perte.
Pourquoi les écarts apparaissent-ils entre les sites ?
Les écarts naissent presque toujours aux mêmes endroits, et ce sont eux que l'outil doit verrouiller :
- Les transferts non déclarés : un technicien passe prendre trois pièces au dépôt voisin « pour dépanner ». Rien n'est saisi. Le stock d'origine est faux, le stock d'arrivée aussi.
- Les sorties en différé : la consommation est notée sur un bon papier, saisie plusieurs jours plus tard, parfois jamais.
- Les réceptions partielles : la commande fournisseur arrive en deux fois, mais elle est réceptionnée en totalité.
- Le stock embarqué : les véhicules ne sont pas traités comme des emplacements, alors qu'ils transportent une partie des pièces les plus consommées.
- Les unités incohérentes : achat au carton, stockage à l'unité, consommation au mètre. Une conversion mal paramétrée suffit à fausser tout un article.
Comment fonctionne un outil de stock multi-sites ?
Le principe est simple : chaque mouvement est saisi là où il se produit, par la personne qui le fait, au moment où il se fait. L'outil s'organise autour de quelques notions :
| Notion | Ce qu'elle règle |
|---|---|
| Emplacements hiérarchisés | Site, zone, allée, étagère, et aussi véhicule ou consigne chez un client. Chaque quantité a une adresse. |
| Mouvements typés | Réception, sortie, transfert, retour, rebut, régularisation. Aucun stock ne change sans mouvement, et chaque mouvement a un auteur et une heure. |
| Transferts en deux temps | Envoyé par un site, reçu par l'autre. Entre les deux, la marchandise est « en transit » et ne disparaît pas. |
| Lots et numéros de série | Pour les produits qui l'exigent : on sait quel lot est parti chez quel client, et on retrouve directement les clients concernés par un rappel. |
| Dates limites | Sorties proposées dans l'ordre des dates, alertes avant péremption, blocage des lots périmés. |
| Seuils par emplacement | Un stock minimum par site et par véhicule, qui déclenche une proposition de réassort interne avant une commande fournisseur. |
L'inventaire et les mouvements sur mobile
Le téléphone ou le terminal de saisie remplace la feuille d'inventaire et le bon de sortie. Le magasinier scanne l'étiquette de l'emplacement, puis celle de l'article, et saisit la quantité. Le technicien scanne la pièce qu'il prend dans son véhicule, et la sortie est rattachée à l'intervention. Comme sur toute application terrain, la saisie doit fonctionner sans réseau, dans un sous-sol ou un entrepôt mal couvert.
L'inventaire tournant devient alors réaliste : plutôt qu'un comptage annuel qui bloque tout un samedi, l'outil propose chaque semaine une liste courte d'emplacements à recompter, en priorité les articles chers ou à forte rotation. Un écart est signalé immédiatement, quand on peut encore en retrouver la cause.
Ce qui reste humain : la validation d'un écart important, la décision de passer un lot en rebut, le choix entre réassort interne et commande fournisseur quand les deux sont possibles. L'outil prépare, le responsable décide.
Si vos techniciens consomment des pièces en intervention, la sortie de stock doit partir du bon d'intervention lui-même, comme décrit dans notre page pour digitaliser les bons d'intervention.
Comment le stock rejoint-il la comptabilité et l'ERP ?
La valeur du stock doit se retrouver en comptabilité sans recalcul manuel. Selon votre organisation, l'outil sur mesure :
- reste maître des quantités et envoie à l'ERP ou à la comptabilité les mouvements valorisés, ou une valorisation de fin de période ;
- ou complète un ERP qui reste maître, en gérant ce qu'il ne sait pas faire : stock embarqué, emplacements fins, inventaire mobile.
La méthode de valorisation (coût moyen pondéré, premier entré premier sorti) et le moment des écritures se décident avec votre expert-comptable lors du cadrage. Pour le détail des échanges entre logiciels (API, webhooks, fichiers programmés), reportez-vous à la page sur la connexion entre logiciels. Pour les ventes, le stock disponible par dépôt alimente directement l'application de prise de commande des commerciaux. Et pour suivre les ruptures, les rotations et la valeur immobilisée par site, voir notre page sur le tableau de bord de pilotage.
Les étapes avec YMHB Web, et quand ce n'est pas la bonne réponse
Le projet suit notre méthode habituelle :
- Cadrage : visite des sites, relevé des emplacements réels, des circuits de transfert et des règles de réassort. Analyse des derniers écarts d'inventaire pour comprendre d'où ils viennent. Chiffrage ensuite.
- Maquettes des écrans mobiles de scan et du back-office, testées par les magasiniers.
- Construction par cycles courts, en commençant souvent par un site pilote.
- Mise en service avec un inventaire complet de départ, l'étiquetage des emplacements et la formation des équipes.
- Évolution : prévisions de réassort, nouveaux sites, portail fournisseurs.
Le sur-mesure n'est pas toujours justifié :
- Un seul site, peu de références : le module de stock de votre logiciel de gestion suffit.
- Votre ERP gère déjà le multi-entrepôts : souvent, il manque seulement un terminal de saisie mobile branché dessus, pas un nouveau logiciel.
- Entrepôt logistique à fort volume : les logiciels de gestion d'entrepôt spécialisés (WMS) sont conçus pour cela, avec leurs optimisations de préparation.
- Les écarts viennent de la discipline : si les sorties ne sont pas déclarées, aucun outil ne les inventera. La règle « pas de pièce sans scan » doit être portée par la direction.
Questions fréquentes
- Comment suivre le stock des véhicules des techniciens ?
- Chaque véhicule est traité comme un emplacement de stock à part entière, avec ses propres quantités et ses seuils minimums. Le technicien scanne les pièces qu'il consomme, et la sortie est rattachée à l'intervention. Un réassort interne est proposé depuis le dépôt quand un seuil est franchi. Un inventaire rapide du véhicule peut être demandé chaque mois depuis l'application.
- Un logiciel de stock multi-sites peut-il gérer les numéros de lot et les dates limites ?
- Oui. Un logiciel de stock multi-sites sur mesure enregistre le lot et la date limite à la réception, propose les sorties dans l'ordre des dates et bloque les lots périmés. En cas de rappel fournisseur, il retrouve les sites, les véhicules et les clients concernés par un lot donné à partir de l'historique des mouvements.
- Comment se passe un transfert de stock entre deux dépôts ?
- Le transfert de stock entre deux dépôts se fait en deux temps. Le site de départ déclare l'envoi, la marchandise passe en statut « en transit », puis le site d'arrivée la réceptionne par scan. Un écart entre quantité envoyée et quantité reçue est signalé tout de suite aux deux responsables, au lieu d'être découvert à l'inventaire.
- Faut-il des terminaux spécialisés pour l'inventaire mobile ?
- Pas nécessairement. Un smartphone récent lit les codes-barres et les QR codes avec son appareil photo, ce qui suffit pour un volume modéré. Les terminaux durcis avec lecteur laser se justifient pour de gros volumes, des gants ou des environnements difficiles comme le froid ou la poussière. L'application peut fonctionner sur les deux.
- Le logiciel de stock remplace-t-il notre ERP ?
- Pas forcément. Le logiciel de stock sur mesure peut compléter l'ERP en gérant ce qu'il fait mal, comme le stock embarqué, les emplacements fins ou l'inventaire mobile, et lui renvoyer les mouvements. Il peut aussi devenir maître des quantités si l'ERP ne sert qu'à la comptabilité. Le choix se fait au cadrage.