Pourquoi les domaines finissent-ils avec cinq outils et un tableur ?
Parce que chaque activité d'un domaine a trouvé son outil au fil des années, sans que personne ne les relie. Le registre de cave vit dans un logiciel viticole, les ventes du caveau dans une caisse, la boutique en ligne sur une solution e-commerce, les commandes des cavistes et des importateurs dans un tableur, et le fichier des clients particuliers dans un autre.
Les conséquences se voient chaque semaine :
- Le stock disponible n'existe nulle part : 600 bouteilles de Volnay 2022 en cave, dont 240 réservées pour un importateur, 120 en allocation pour les clients fidèles, et un site qui continue d'en proposer.
- Les allocations se gèrent à la main : sur les cuvées rares, il faut décider qui reçoit combien, prévenir chacun, relancer ceux qui n'ont pas confirmé.
- Les tarifs se multiplient : prix caveau, prix caviste, prix restaurant, prix export, prix club, chacun dans un fichier différent.
- Les ventes du mois se reconstituent à partir de trois sources avant d'établir les sorties du mois, avec le risque d'en oublier une.
Que change un outil unique, du chai au client ?
Il fait de chaque bouteille vendue, quel que soit le canal, un mouvement de stock unique, rattaché à son lot et à son client. Concrètement, trois écrans changent la journée.
Le stock par cuvée et par millésime
Une ligne par cuvée et par millésime, avec le stock physique, le réservé, l'alloué et le disponible réel, par format (bouteille, magnum, demi) et par lieu (chai, entrepôt, dépositaire). Quand l'importateur confirme sa commande, le disponible du site baisse immédiatement.
La campagne d'allocation
Vous fixez les volumes par cuvée, l'outil propose une répartition selon l'historique d'achat de chaque client, vous l'ajustez, puis chaque client reçoit son offre personnelle avec une date limite. Les quantités non confirmées reviennent automatiquement dans le disponible.
La fiche client unique
Le particulier qui achète au caveau en août, commande en ligne en décembre et fait partie du club garde une seule fiche, avec ses achats, ses préférences et ses adresses de livraison. Le caviste a la sienne, avec ses tarifs négociés et ses conditions de paiement. Ce travail relève d'un CRM ou ERP métier sur mesure adapté au vin.
Quelles obligations un logiciel viticole doit-il respecter ?
Un logiciel viticole doit d'abord produire des données justes pour les déclarations à la douane, sans s'y substituer. Les principales obligations à connaître avant de concevoir l'outil :
| Obligation | Ce que la source officielle prévoit | Ce que le logiciel apporte |
|---|---|---|
| Déclarations viticoles en ligne | Récolte et production via le service VENDANGES, déclaration de stock via le service STOCK au plus tard le 10 septembre, pratiques œnologiques via OENO, parcelles et mise à jour du CVI via PARCEL ; le papier n'est plus accepté | Des volumes et des stocks à jour, prêts à reporter sans recalcul |
| Déclaration récapitulative mensuelle (DRM) | Pour les entrepositaires agréés, entrées et sorties d'entrepôt déclarées sur le service CIEL au plus tard le 10 du mois suivant | Le récapitulatif des sorties du mois, tous canaux confondus |
| Documents d'accompagnement | Documents administratifs électroniques (DAE) pour les produits circulant en suspension de droits | Les informations de la commande et du lot, prêtes à reprendre |
| Vente à distance en France | Un document commercial portant la mention « ventes à distance de produits soumis à accise » | La mention générée automatiquement sur le bon d'expédition |
| Vente à distance dans l'Union européenne | Droits d'accise acquittés dans le pays de destination, selon ses règles, avec remboursement possible des droits français ; représentant fiscal selon le pays | Un suivi des expéditions par pays de destination |
Le logiciel peut préparer ces données. Les connexions directes aux téléservices douaniers se vérifient au cas par cas, et les déclarations restent sous votre responsabilité ou celle de votre conseil.
Vendre du vin en ligne : quelles règles pèsent sur le site ?
Le Code de la santé publique assimile la vente à distance à une vente à emporter (article L3331-4) : la vente en ligne relève donc du régime de la vente à emporter, avec des situations particulières, notamment pour un producteur qui vend sa propre récolte, à vérifier auprès des services compétents. Trois autres règles se traduisent directement dans la conception du site.
- Mineurs : la vente de boissons alcooliques aux mineurs est interdite, et la personne qui délivre la boisson exige du client la preuve de sa majorité (article L3342-1). Le parcours d'achat intègre une déclaration de majorité, et la livraison peut prévoir un contrôle de l'âge du destinataire.
- Publicité : la publicité en ligne pour les boissons alcooliques est autorisée, sauf sur les services principalement destinés à la jeunesse ou édités par des acteurs du sport, à condition de n'être ni intrusive ni interstitielle (article L3323-2). Pas de fenêtre surgissante promotionnelle, donc, et des textes qui restent sur le produit, le terroir et la méthode.
- Accises : chaque expédition porte les mentions vues plus haut, et une vente vers un autre pays de l'Union suit les règles de ce pays.
Pour la partie boutique, notre page sur l'e-commerce sur mesure détaille l'approche, et l'article e-commerce à Dijon et boutique de vin en Bourgogne aborde le contexte local.
Quelles briques pour un domaine, un négociant ou une cave ?
Les briques varient avec le modèle : un domaine pense en parcelles et en cuvées, un négociant en achats et en assemblages, une cave en références et en clients.
| Brique | Domaine | Négociant | Cave ou caviste |
|---|---|---|---|
| Stock par millésime, format et lieu | Oui | Oui | Oui |
| Traçabilité des lots (cuve, assemblage, mise, bouteille) | Oui | Oui, avec les achats de raisins ou de vins | Non |
| Allocations sur les cuvées rares | Oui | Selon la gamme | Selon la gamme |
| Tarifs par canal et par client | Oui | Oui | Oui |
| Club et abonnements (coffrets réguliers, prélèvement) | Souvent | Rarement | Souvent |
| Espace professionnel pour cavistes et restaurateurs | Utile | Oui | Non |
| Préparation des déclarations douanières | Oui | Oui | Selon le statut |
Le club mérite un mot : prélever chaque trimestre, composer les coffrets selon les stocks, gérer les suspensions et les changements d'adresse, voilà ce que les solutions e-commerce gèrent mal. C'est souvent la première brique qui justifie un développement sur mesure. L'espace client où l'adhérent gère son abonnement en est le prolongement naturel.
Comment YMHB Web travaille avec un domaine ou une maison de négoce ?
YMHB Web part de votre calendrier, pas du sien : on évite de faire basculer un outil de vente en pleine période de fêtes ou de vendanges. Le cadrage se fait au domaine, avec la personne qui tient le registre de cave et celle qui prend les commandes, pour cartographier les circuits réels.
La suite suit notre méthode en cinq étapes : maquettes, développement en cycles courts sur une version d'essai où vous passez de vraies commandes, reprise des données (clients, tarifs, stocks au jour de la bascule), formation, puis évolution. Le code vous appartient au paiement intégral. Depuis le bureau de Dijon, la Côte de Nuits et la Côte de Beaune sont à portée de rendez-vous, comme le Beaujolais depuis Lyon.
Quand un logiciel viticole du marché suffit-il ?
Un logiciel viticole du marché suffit tant que votre besoin principal est la gestion de cave et les déclarations. Des éditeurs spécialisés dans la filière couvrent ce socle (Isagri, par exemple, avec ISACUVE pour la traçabilité et les stocks au chai, et ISAVIGNE pour la facturation des vins), et une solution e-commerce standard peut porter une petite boutique.
Le sur-mesure prend le relais autour de ce socle, par exemple quand :
- vous vendez sur quatre canaux ou plus et que le stock disponible n'est juste nulle part ;
- vos allocations, votre club ou votre espace professionnel n'entrent dans aucun outil ;
- vous êtes négociant et que vos assemblages, achats et ventes ne se suivent pas dans un logiciel pensé pour un domaine.
Dans la plupart des cas, on garde le logiciel de cave et on construit la couche commerciale qui s'y connecte.
Questions fréquentes
- Un logiciel viticole sur mesure peut-il faire les déclarations en douane à ma place ?
- Un logiciel viticole sur mesure prépare les données des déclarations, mais ne les dépose pas à votre place sans vérification. Il calcule les stocks par cuvée et par millésime, récapitule les sorties du mois et produit les mentions des documents d'expédition. Les déclarations de récolte, de stock et la DRM se déposent sur les téléservices de la douane, sous votre responsabilité.
- Faut-il une licence pour vendre du vin en ligne ?
- En règle générale, vendre du vin en ligne suppose une licence. Le Code de la santé publique considère la vente à distance de boissons alcooliques comme une vente à emporter (article L3331-4), qui relève du régime des licences de vente à emporter. S'y ajoutent les obligations douanières sur les produits soumis à accise et l'interdiction de vente aux mineurs. Un domaine qui vend sa propre production doit faire vérifier sa situation précise auprès des services compétents.
- Comment gérer les allocations de cuvées rares avec un logiciel ?
- Un logiciel de gestion des allocations de cuvées rares répartit les volumes disponibles entre clients selon leur historique d'achat, envoie à chacun une offre personnelle avec une date limite, puis remet automatiquement dans le stock disponible les quantités non confirmées. Le domaine garde la main sur la répartition finale et voit à tout moment ce qui reste à attribuer.
- Peut-on garder son logiciel de cave et ajouter une boutique sur mesure ?
- Oui, garder son logiciel de cave et y ajouter une boutique sur mesure est l'approche la plus fréquente pour un domaine viticole. Le logiciel de cave reste la référence pour le registre, la traçabilité et les déclarations, et la boutique sur mesure s'y connecte pour lire les stocks et renvoyer les ventes. La faisabilité dépend de ce que l'éditeur du logiciel de cave permet : API, exports réguliers ou fichiers d'échange.
- Quelles règles de publicité s'appliquent à un site de vente de vin ?
- Pour un site de vente de vin, la publicité en ligne pour les boissons alcooliques est autorisée par l'article L3323-2 du Code de la santé publique, sauf sur les services principalement destinés à la jeunesse ou édités par des acteurs du sport. Elle ne doit être ni intrusive ni interstitielle, ce qui exclut notamment les fenêtres promotionnelles surgissantes.
À lire aussi
Sources
- Douane : les déclarations viticoles en ligne obligatoires
- Douane : déposer une déclaration récapitulative mensuelle (DRM)
- Douane : déclarer vos ventes en ligne d'alcool (vente à distance)
- Douane : vous vendez ou achetez de l'alcool ou des boissons alcooliques
- Code de la santé publique, article L3331-4 (la vente à distance est une vente à emporter)
- Code de la santé publique, article L3331-3 (licences de vente à emporter)
- Code de la santé publique, article L3342-1 (vente aux mineurs, preuve de la majorité)
- Code de la santé publique, article L3323-2 (publicité en ligne pour les boissons alcooliques)