Inventaire par codes-barres : étiqueter, scanner, expliquer chaque écart

Le samedi de l'inventaire, version papier

Un négoce de fournitures électriques ferme son dépôt un samedi par an pour l'inventaire. Douze personnes comptent en binôme, avec des listes imprimées triées par référence alors que le dépôt est rangé par allée. Les quantités sont notées au stylo, parfois raturées. Le lundi et le mardi suivants, deux salariés ressaisissent les feuilles dans le logiciel de gestion.

Dix jours plus tard, l'écart tombe : une somme importante de stock « disparue », sans explication possible. Une référence comptée dans deux allées, des câbles comptés en couronnes au lieu de mètres, des retours clients posés dans un coin et oubliés. Personne ne peut plus recompter : le stock a bougé depuis.

Le coût caché ne se limite pas à l'écart. C'est une journée de dépôt fermé, deux jours de ressaisie, une année de commandes passées sur un stock faux et une valeur de stock que l'expert-comptable ne peut pas vérifier.

L'inventaire annuel reste-t-il obligatoire avec un logiciel de stock ?

Oui. Le Bulletin officiel des finances publiques (BOFiP) rappelle que les entreprises industrielles et commerciales doivent faire chaque année un inventaire de leurs éléments actifs et passifs, en application de l'article L. 123-12 du Code de commerce et de l'article 54 du Code général des impôts. L'inventaire établi à la clôture doit être détaillé et précis, et distinguer les produits selon leurs caractéristiques (nature, dimensions, marque, prix unitaire).

Deux précisions du même texte comptent pour la conception de l'outil :

• un système informatisé de gestion des stocks ne dispense pas de justifier la réalité des stocks à la clôture, notamment en cas de vol, de coulage ou de détérioration ;
• un inventaire réalisé un peu avant la clôture est toléré, à condition de corriger les quantités jour par jour jusqu'à la clôture en tenant compte des ventes et des achats, pièces justificatives à l'appui.

La fiche d'Entreprendre Service Public sur les obligations comptables d'une société commerciale formule la même règle : contrôler la valeur de l'actif et du passif par un inventaire au moins une fois tous les douze mois, et conserver les documents comptables au moins dix ans. La date, le périmètre et la méthode de valorisation se valident avec votre expert-comptable.

Quel code-barres mettre sur les articles, les emplacements et les palettes ?

L'étiquetage décide de la vitesse du comptage. Chaque objet scanné doit porter un code unique et lisible :

Une règle de GS1 mérite attention : un GTIN différent est requis pour tout produit ayant des caractéristiques différentes. Le carton et la pièce à l'unité portent en général des codes distincts, et l'outil doit savoir convertir l'un dans l'autre.

Douchette, terminal durci ou smartphone ?

Côté smartphone, la lecture ne demande pas de matériel spécifique. La bibliothèque ML Kit de Google, par exemple, lit les codes linéaires courants (EAN-13, EAN-8, Code 128, Code 39, UPC) et les codes 2D (QR Code, Data Matrix, PDF417, Aztec). Selon sa documentation, la lecture se fait entièrement sur l'appareil, sans connexion réseau, ce qui convient aux entrepôts mal couverts, et l'interface reconnaît jusqu'à 10 codes par appel.

Le choix dépend du volume : quelques centaines de lignes à compter s'accommodent d'un smartphone, des dizaines de milliers justifient des terminaux dédiés. Rien n'empêche de mélanger les deux, terminaux au dépôt et téléphones pour les stocks embarqués dans les véhicules.

Comment compter pour que les écarts s'expliquent ?

1. Arrêter les mouvements ou fixer une heure de coupure : tout ce qui entre ou sort ensuite est enregistré à part.
2. Compter à l'aveugle : le compteur ne voit pas la quantité théorique, pour ne pas être tenté de la confirmer.
3. Scanner l'emplacement, puis chaque article, en saisissant la quantité dans l'unité réelle (mètres, pièces, cartons), conversion automatique comprise.
4. Recompter seulement les écarts qui dépassent un seuil en quantité ou en valeur, par une autre personne.
5. Valider : le responsable accepte ou refuse chaque écart, avec un motif (casse, erreur de réception, vol supposé, erreur d'unité).
6. Intégrer les quantités validées dans le stock et transmettre l'état valorisé à l'expert-comptable.

Entre deux inventaires annuels, un inventaire tournant, où quelques emplacements sont recomptés chaque semaine, repère les dérives plus tôt. Il ne remplace pas à lui seul l'inventaire de clôture attendu par l'administration fiscale : faites valider l'articulation des deux par votre expert-comptable. Pour un stock réparti entre plusieurs dépôts et des véhicules, voir notre page sur la gestion de stock multi-sites.

Ce que YMHB Web met en place pour vos inventaires

YMHB Web construit l'application d'inventaire et la relie à ce que vous avez déjà, sans imposer un nouveau logiciel de gestion :

• Une application de comptage pour smartphone ou terminal Android, qui fonctionne sans réseau : les comptages sont mis en file d'attente puis envoyés au retour de la connexion, un mécanisme déjà mis en œuvre sur l'application terrain de Cap Vert.
• L'import des références depuis votre logiciel actuel, avec les GTIN fournisseurs et les conversions d'unités.
• L'impression des étiquettes qui manquent : articles sans code, emplacements.
• Un écran de suivi des écarts en temps réel pendant le comptage, avec attribution des recomptages.
• Le retour des quantités dans votre ERP ou votre logiciel de stock par son interface, comme décrit dans connecter ses logiciels par API, ou par fichier quand aucune interface n'existe.
• Un état pour l'expert-comptable : détail par catégorie, quantités, valeurs, écarts et motifs.

Le code de l'application et les données vous appartiennent au paiement intégral. Le budget dépend surtout de l'intégration avec votre logiciel existant ; les repères figurent sur la page combien coûte un logiciel de gestion de stock.

Quand une application d'inventaire sur mesure n'est pas nécessaire

• Votre ERP propose déjà un module d'inventaire mobile : activez-le et équipez-vous de terminaux compatibles avant de développer quoi que ce soit.
• Quelques centaines de références sur un seul site : un tableur et une douchette suffisent pour un inventaire annuel propre.
• Un inventaire ponctuel, avant une cession ou un déménagement : des sociétés spécialisées réalisent des inventaires avec leurs propres équipes et leur matériel.
• Un entrepôt à très fort débit : il relève d'un logiciel de gestion d'entrepôt (WMS) du marché.
• Des écarts dus à l'organisation : un outil de comptage ne corrigera pas des sorties jamais déclarées ; la règle doit venir de la direction.